Die Ivy-Lee-Methode – und meine eigene Version davon

Den Arbeitstag schnell planen, Aufgaben priorisieren, Ablenkungen ausschalten und ins Tun kommen – all das leistet die Ivy-Lee-Methode. Doch weil die Methode aus dem Jahr 1918 stammt, passe ich sie ein kleines bisschen an, damit sie dem modernen Arbeitsleben gerecht wird. Wie die Methode funktioniert und ob sie auch für dich geeignet ist, liest du hier.

Die Ivy-Lee-Methode kennst du vielleicht schon unter einem anderen Namen. Sie heißt nämlich auch die 25.000-Dollar-Methode und das liegt an der Geschichte dahinter, die in der Zeitmanagement-Szene ein Klassiker ist.

Irving „Ivy“ Lee war Berater und zwar einer der ersten und damals erfolgreichsten PR-Berater. Er war engagiert worden vom Präsident der amerikanischen Stahlfirma Bethlehem Steel. Die Firma wuchs rasant und der Präsident suchte nach einer Methode, um seinen Arbeitstag produktiver zu gestalten und seine Mitarbeiter besser zu managen. Ivy Lee verlangte ein bisschen Zeit mit dem Präsidenten selbst und dessen Führungskräften – und bot im Gegenzug an, dass der Kunde selbst entscheiden könne, was er am Ende für die Berater zahlen wolle. Die Zahlung sollte erst nach drei Monaten erfolgen, wenn sich herausgestellt hätte, ob die Lee-Methode funktioniert.  Am Ende erhielt Ivy Lee ein Honorar von 25.000 Dollar, was heute fast einer halben Millionen Dollar entspricht. Der Stahl-Mogul soll angeblich behauptet haben, die Ivy-Lee-Methode sei der beste Rat gewesen, den er je bekommen hätte.

Für wen ist die Ivy-Lee-Methode geeignet:

  • Menschen, die ihre Tagesplanung möglichst zügig erledigen wollen
  • Menschen, deren Arbeitstage oft Unvorhergesehenes bereit halten
  • Menschen, die die Gesamtheit ihrer Aufgaben bereits im Blick/aufgeschrieben haben
  • Menschen, die sich leicht verzetteln
  • Menschen, die sich schlecht fokussieren können

Für wen ist die Ivy-Lee-Methode NICHT geeignet:

  • Menschen, die keinerlei Überblick über ihre Aufgaben haben
  • Menschen, die mit dem Priorisieren von Aufgaben noch gar keine Erfahrungen haben
  • Menschen, deren Arbeit nicht planbar ist

Wie funktioniert die Ivy-Lee-Methode

Die Ivy-Lee-Methode ist extrem simpel und deshalb so effizient – wenn du sie konsequent jeden Tag benutzt. Wichtigster erster Schritt: Leg deine Ziele, deine Vision fest! Diesen Schritt musst du natürlich nicht jeden Tag machen, aber du solltest dir unbedingt die Zeit dafür nehmen, bevor du dich im Tagesgeschäft verstrickst. Denn die Ziele sind die Leitplanken für die folgenden, täglichen Schritte der Methode.

Die tägliche Planungsroutine nach Ivy Lee sieht dann so aus:

  1. Setz dich jeden Abend hin und schreib dir die 6 Aufgaben auf, die du am nächsten Tag bearbeiten willst. Achtung: In der Original-Methode sind es 6 Aufgaben, doch du kannst das für dich anpassen. Wenn du zum Beispiel ausschließlich große Aufgaben auf dem Zettel hast, die jede für sich viel Zeit kostet, schreib dir nur drei auf. Hast du vor allem Kleinkram zu erledigen, erweitere deine Liste auf 8 oder 10 Aufgaben. Überprüf einfach ein paar Tage lang, wie viele Aufgaben du wirklich schaffen kannst und gestalte deine Planung dann danach. Wenn du abends überlegst, welche Aufgaben du dir vornehmen sollst, wirf einen Blick auf deine Ziele – im besten Fall arbeitest du jeden Tag vorrangig an den Aufgaben, die dich diesen Zielen näherbringen.
  2. Priorisiere die Aufgaben, indem du sie so aufschreibst, dass die wichtigste Aufgabe oben steht, die unwichtigste am Ende deiner Liste. Wenn du wenig Erfahrung mit dem Priorisieren hast, hier eine kleine Entscheidungshilfe, wonach du entscheiden kannst, an welche Stelle in der Liste eine Aufgabe gehört: Dringende Aufgaben (mit akuter Deadline) weit nach oben. Aufgaben mit dem größten Einfluss auf deine Ziele ebenfalls nach oben (nach den dringendsten).
  3. Setz deine Liste am nächsten Tag so um, wie du sie notiert hast. Das bedeutet vor allem: Du schaust jetzt NICHT noch mal, ob du vielleicht doch anders arbeiten willst. Diese Entscheidung hast du am Abend getroffen. Stattdessen fängst du, sobald du am Schreibtisch sitzt, mit der Aufgabe an, die ganz oben auf deiner Liste steht. Schalte Ablenkungen und Störungen so gut es geht aus und arbeite die Aufgabe bis zum Ende ab, bevor du dich etwas anderem widmest (hier schwächelt die Methode, weil es heutzutage deutlich schwieriger geworden ist, Störungen zu eliminieren als 1918).
  4. Hast du eine Aufgabe erledigt, überprüf, ob deine Liste und die Prioritäten noch aktuell sind. Dein Arbeitstag entwickelt sich und es ist sehr, sehr wahrscheinlich, dass die Dinge im Laufe des Tages anders kommen, als du sie am Abend zuvor geplant hast. Deshalb sieht Ivy Lee diese Überprüfung der Liste vor: Bist du fertig mit einer Aufgabe, überprüfst du:
    1. Ob die Aufgaben darauf immer noch die 6 wichtigsten sind. Wenn nicht, füg die neue Aufgabe hinzu und streich dafür eine von der Liste, so dass weiterhin nicht mehr als 6 Aufgaben dort stehen.
    1. Ob die Prioritäten noch stimmen. Wenn du die Präsentation am Nachmittag fertig machen wolltest, aber gerade erfahren hast, dass der Kundentermin auf Mittag vorverlegt wurde, passt du deine Liste so an, dass die Präsentation nach vorn rückt.
  5. Nun fängst du von vorn an und arbeitest die Aufgabe ab, die jetzt ganz oben auf deiner To-Do-Liste steht. Und wieder gilt: Minimiere Störungen und widme dich erst dann anderen Dingen, wenn die Aufgabe abgeschlossen ist.
  6. Am Abend schreibst du die Liste für den nächsten Tag – und übernimmst dabei ggf. Aufgaben, die du heute nicht geschafft hast.

Meine eigene Version der Ivy-Lee-Methode

Ich arbeite sehr gern mit der Ivy-Lee-Methode, weil sie effektiv ist – aber eben auch effizient (anders als zum Beispiel die Eisenhower-Matrix). Allerdings habe ich sie mir ein bisschen angepasst, damit sie zu mir und meiner Arbeit besser passt.

Zwei Kleinigkeiten habe ich ergänzt:

  1. Neben den 8 bis 10 Aufgaben, die ich am Tag einplane (Ich habs mit 6 ausprobiert, aber da ich auch viele Mini- und Midi-Tasks aufschreibe, komme ich so gut hin), plane ich fest Pufferzeit für Unvorhergesehenes ein. Ich verplane also mit den Aufgaben auf meiner Liste nur etwas drei Viertel meines Arbeitstages.
  2. Ich starte nicht mit der wichtigsten/dringendsten Aufgabe auf meiner Liste, sondern mit einer Reihe von Mini-Aufgaben (2-Minuten-Aufgaben). Mir fällt es so leichter, in den Arbeitsmodus zu kommen, als wenn ich mich gleich zu Beginn zum dicksten Brocken aufraffen müsste. Diese Mini-Aufgaben sind allerdings auf meiner Liste zu einer Aufgabe zusammengefasst. Meine Tagesliste besteht also nicht nur aus 2-Minuten-Aufgaben 😉.

Darüber hinaus finde ich es wichtig, eine Sammel-To-Do-Liste zu haben. Meiner Meinung nach funktioniert die Ivy-Lee-Methode nur, wenn du die Gewissheit hast, dass du alle Aufgaben, die in nächster Zeit so anstehen, irgendwo notiert hast (du sie also nicht vergessen kannst, auch wenn auf deiner Tagesliste nur 6 davon Platz haben). Ich sammle meine Aufgaben in einer Monats- und ggf. (wenn es viele sind) in einer Wochenübersicht. Daraus picke ich mir dann täglich die wichtigsten oder dringendsten für die Tagesplanung und ergänze die durch spontan hinzugekommene Aufgaben.

Was bringt die Ivy-Lee-Methode

Die Ivy-Lee-Methode ist (mit ein bisschen Routine) eine sehr schnelle Art, die Tagesplanung zu erledigen. Wenn du eine Sammel-To-Do-Liste hast, brauchst du abends maximal 10 Minuten. Gleichzeitig ist sie durch die eingeplante Überprüfung der Liste nach jeder Aufgabe flexibler als die meisten anderen Tools zur Priorisierung von Aufgaben.

Eine ganz besondere Empfehlung ist die Methode für dich, wenn du dazu neigst, dir viel zu viel vorzunehmen. Oder wenn du häufig zwischen Aufgaben hin- und her springst und nichts richtig fertig wird. Wenn du dich wirklich an die Methode hältst, kriegst du diese Probleme in kürzester Zeit in den Griff, schaffst mehr – und bist auch noch entspannter dabei.

Probier die Methode doch gern mal aus und erzähl mir, wie es dir damit geht: Hier in den Kommentaren, per Mail oder gern auch bei Instagram!

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