Welche Tools dein Zeitmanagement verbessern, ist sehr individuell. Du musst sie ausprobieren. Aber es gibt ein paar Methoden, die kannst du getrost ignorieren. Diese Zeitmanagement-Tools sind entweder viel zu kompliziert oder nicht effizient genug, auf jeden Fall völlig überbewertet. Ich zeige dir heute, welche das sind – und richtig gute Alternativen.
Ok, Disclaimer: Gib bitte dein Gehirn nicht ab, wenn du zeitplanerin.de aufrufst. Du darfst, sollst und musst weiter selbst kritisch denken und hinterfragen, was du hier liest. Und so kann es sein, dass die Tools, von denen ich dir gleich abrate, genau die sind, die für dich seit Jahren funktionieren. In dem Fall rate ich dir: Teste mal meine Alternativen. Vielleicht funktionieren die für dich sogar noch besser. Aber wenn das nicht der Fall ist, dann bleib bei deinen goldenen Kühen! Zeitmanagement und Selbstorganisation sind super individuell und es gibt kein richtig richtig und richtig falsch. Was funktioniert, funktioniert. Nur manchmal funktionieren andere Dinge eben noch etwas besser.
Eisenhower Matrix und ABC-Methode
Wenn wir über überbewertete Zeitmanagement-Tools reden, steht die Eisenhower-Matrix ganz weit oben auf meiner Liste. Ich verstehe nicht, warum diese Methode immer noch von so vielen Zeitmanagement-Experten empfohlen wird. Wenn du nicht gerade der Präsident der Vereinigten Staaten von Amerika (oder CEO eines multinationalen Konzerns) bist, gibt es andere Methoden, mit denen du wesentlich schneller und effizienter Prioritäten setzen kannst.
Und darum geht es ja bei der Eisenhower-Matrix: Du sollst jede Aufgabe in einen der vier Quadranten „wichtig und dringend“, „dringend, aber nicht wichtig“, „wichtig, aber nicht dringend“ und „weder wichtig noch dringend“ einteilen. Alles was weder wichtig noch dringend ist, sollst du komplett ignorieren. Alles, was nur dringend, aber nicht wichtig ist, sollst du delegieren.
Eisenhower-Matrix ist nichts für normale Menschen
So, und jetzt erklär mir bitte, wie das für einen normalen Menschen funktionieren soll!
1. Frage: Was genau bedeutet „wichtig?“ Für mich und meine persönlichen Ziele, für meinen Arbeitsgeber, für meine Kinder, für den Weltfrieden? Das ist als Kriterium viel zu schwammig.
2. Frage: Wer von euch kann nicht-wichtige Aufgaben wie das Einkaufen von Lebensmitteln oder das Überweisen von Rechnungen delegieren? Delegieren heißt ja nicht, jemanden zu bitten, etwas zu tun (und dann zu hoffen, dass es klappt). Delegieren heißt: Ich sage dir, was du tun sollst und du tust das. Schwierig ohne einen Stab an Mitarbeitern im Rücken. Mein Mann würde das jedenfalls nicht widerspruchslos mitmachen.
3. Frage: Selbes Problem bei den Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind. In der Theorie klingt es gut, die einfach zu ignorieren und von der Liste zu streichen. Aber irgendwann beißt dich das in den… Po. Das Auto zu waschen, ist sicher weder wichtig noch dringend. Aber wenn du das ein paar Jahre ignorierst und deshalb nicht bemerkst, dass sich da Rostflecken an der Karosserie gebildet haben, wird es teuer.
Mir ist die Eisenhower-Matrix einfach insgesamt zu aufgebläht und zu ineffizient. Es gibt kaum ein Zeitmanagement-Tool das so überbewertet ist wie die Eisenhower-Matrix – genau wie ihre kleine Schwester, die ABC-Methode. Es gibt Tools, mit denen du wesentlich schneller und wesentlich präziser priorisieren kannst.
Alternativen zur Eisenhower-Matrix
2-Minuten-Regel
Die 2-Minuten-Regel stammt aus der Getting-Things-Done-Methode, eines der großen Standard-Werke in Sachen Zeit- und Selbstmanagement. Trotzdem hat sie für mich große Schwächen und gehört für mich deshalb zu den überbewerteten Zeitmanagement-Tools.
Die 2-Minuten-Regel besagt, dass du alle Aufgaben, die weniger als 2 Minuten Zeit kosten, sofort erledigen sollst.
Klingt gut, weil damit nicht so viel von dem nervigen Kleinkram aufläuft und du Dinge nicht vergessen kannst, wenn du sie gleich angehst.
In der Praxis scheitert die Regel aber immer dann, wenn du gerade konzentriert an etwas arbeitest. Flattert dir jetzt eine neue Aufgabe auf den Tisch, die du in weniger als 2 Minuten erledigen kannst, musst du der Regel zufolge deine aktuelle Tätigkeit unterbrechen und diese Aufgabe abarbeiten. Das Problem dabei: Studien belegen, dass wir nach einer Unterbrechung oft mehr als 20 Minuten brauchen, um wieder in die eigentliche Aufgabe zu finden.
Das ist doch Wahnsinn: Für eine tendenziell unwichtige Mini-Aufgabe riskiere ich, fast eine halbe Stunde Zeit zu verschwenden, die ich eigentlich für die wichtige Aufgabe reserviert habe. Deshalb ist die 2-Minuten-Regel für mich ebenfalls ein reichlich überbewertetes Zeitmanagement-Tool.
Alternativen zur 2-Minuten-Regel:
5-Sekunden-Regel
Ich bin ein großer Fan von Mel Robbins. Wenn du Zeit hast und einigermaßen englisch sprichst, schau dir ihre Videos auf Youtube an! Bei ihr geht es nicht direkt um Zeitmanagement, sondern um das große Ganze, um Persönlichkeitsentwicklung und Co.
Und so ist auch die 5-Sekunden-Regel gedacht: Du sollst damit deinen inneren Schweinehund und deine Unsicherheiten überwinden. Immer wenn du dir etwas vorgenommen hast, den Impuls spürst, etwas zu tun, zählst du von 5 rückwärts. Währenddessen konzentrierst du dich nur aufs Zählen. Wie der Countdown vor einem Rennen. Und bei 0 schießt du im übertragenen Sinne aus dem Startblock, heißt: Du tust, was du tun willst, ohne nachzudenken oder dir die Chance zu geben, es dir anders zu überlegen.
Ich finde die Idee dahinter prima. Allerdings bin ich fantastisch darin, mich aufs Zählen zu konzentrieren und mir währenddessen trotzdem 3 Ausreden einfallen zu lassen, warum ich diese Sache lieber doch nicht tun sollte. Ich finde die 5-Sekunden-Regel deshalb wenig effektiv, weiß aber, dass andere Menschen damit super Erfolge haben.
Alternativen zur 5-Sekunden-Regel:
- Do-it-anyways-Regel (ebenfalls von Mel Robins)
- Accountability Partner
- Belohnungen
Eat the frog
Ok, ok, Eat the frog ist nicht per se eines der überbewerteten als Zeitmanagement-Tools. Tatsächlich nutze ich es auch ab und an und für viele Menschen leistet es hervorragende Dienste. Deshalb steht es auch am Ende dieser Liste, quasi nur mit einem Fuß in der Aufzählung.
„Eat the frog“ heißt übersetzt „Iss den Frosch/die Kröte“. Gemeint ist, dass du die Aufgabe, die am längsten dauert und/oder die dir am meisten zusetzt, zuerst erledigst. Der Gedanke dahinter ist auch durchaus nachvollziehbar: Wenn du gleich morgens damit anfängst, kannst du nicht in Zeitprobleme kommen und gleichzeitig ist das Schlimmste direkt erledigt und du kannst den restlichen Tag mit leichteren Aufgaben genießen. Das Damoklesschwert schwebt nicht mehr über dir.
Warum finde ich Eat the frog also trotzdem blöd?
Das hat zwei Gründe: Das „immer“ und das „zuerst“ in der Regel. Du sollst IMMER ZUERST die Frosch-Aufgabe angehen, wenn du deinen Arbeitstag beginnst.
Liebe Leute, wenn ich meinen Arbeitstag beginne, habe ich in der Regel erst eine halbe Tasse Kaffee getrunken. Mit viel Glück erinnert sich mein Gehirn in diesem Zustand an das Passwort, um meinen Rechner zu entsperren. Mehr kognitive Eigenleistung ist da nicht zu erwarten. Ich muss erstmal auf Betriebstemperatur kommen, bevor ich Frösche angehen kann.
Deshalb beginne ich meinen Tag mit gesammelten Minis. Das sind Aufgaben, die nur ein paar Minuten und vor allem wenig Hirnschmalz verlangen. Damit baue ich Momentum auf, komme in den Arbeitsmodus und kann in kürzester Zeit schon etliche Haken auf meiner To-Do-Liste setzen (sehr motivierend!). Und danach habe ich dann (vielleicht) die Energie für den ersten Frosch des Tages.
Vielleicht aber auch nicht – und deshalb ist mir das „immer“ in der Regel so ein Dorn im Auge. Meine Tage sind nicht immer gleich. Und meine Laune, meine Energie schon gar nicht. Ich kann und will nicht jeden Tag nach dem gleichen Schema arbeiten. Ja, manchmal starte ich mit dem Frosch. Oft mit den Minis. Gelegentlich mit einer „Dies-und-Das“-Daddel-Stunde. Ich brauche diese Flexibilität, um produktiv zu bleiben (klingt nur paradox, ist es aber nicht). Deshalb will ich nicht IMMER mit dem Frosch in den Arbeitstag starten.
Alternativen zu Eat the frog:
- Mini-Aufgaben nach der FEM-Methode
- arbeiten nach der eigenen Energie
Liebe Anita,
Die 2-Minuten-Regel besagt nicht, dass man sich von ihnen unbedingt unterbrechen lassen soll. Es geht darum, dass die nicht ins „trusted system“ eingepflegt werden sollen, weil der Aufwand dafür in einem schlechten Verhältnis zum Nutzen steht. Sie sind aber nicht dringlich, dass sie sofort erledigt werden müssten: man kann sie auch kurz notieren und später machen.
wenn ich die Aufgabe notiere, bin ich da nicht trotzdem „aus der Konzentration gefallen“?
Es ist natürlich auch eine Unterbrechung, aber in der Regel ist die so kurz, dass du problemlos zu deiner Aufgabe zurückkehren und dich wieder darauf konzentrieren kannst. Das ist anders, wenn die Unterbrechung länger dauert oder du dich einer komplett neuen Aufgabe zuwendest.
Liebe Anita,
ich muss in Bezug auf die 2-Minuten-Regel auch noch einmal widersprechen: Wenn man konzentriert an etwas arbeitet, sollte man sich durch gar nichts unterbrechen lassen. Alles was während dieser Zeit hereinkommt, landet unbesehen in der „Inbox“, welche in regelmäßigen Abständen komplett abgearbeitet wird. Erst dann wird eine 2-Minuten-Aufgabe als solche erkennbar und sollte direkt erledigt werden (wenn möglich), weil sonst der Verwaltungsaufwand für die Aufgabe höher ist als der Aufwand für die Aufgabe selbst.
Viele Grüße,
Thore
Lieber Thore,
danke für die Ergänzung! Ich glaube, ich mache demnächst noch mal einen Post und auch eine Podcast-Folge zur „echten“ Zwei-Minuten-Regel, denn so, wie ihr sie beschreibt, ist sie ein hervorragendes Hilfsmittel.
Viele Grüße
Anita