Jahr, Quartal, Monat, Woche, Tag? Finde deine Planungsroutine

Wie oft und wann planst du eigentlich deine Aufgaben und Termine? Von Tag zu Tag, wöchentlich, monatlich, fürs ganze Jahr oder nur, wenn du den Überblick zu verlieren drohst? Ich zeige dir heute, wie meine Planungsroutine aussieht – und wie du die beste Strategie für dich findest.

Kennst du Sabrina und Steffen schon? Keine Sorge, die kannst du nicht kennen, die habe ich mir gerade ausgedacht. Aber vielleicht erkennst du dich in meiner Sabrina oder meinem Steffen ja wieder. Die beiden sind ein Paar und das ist eher erstaunlich, denn was Ihre Planung angeht, könnte man gegensätzlicher nicht sein.

Steffen mag es gern strukturiert. Er findet, Raum für Spontaneität ist erst da, wenn man, was geplant werden kann, auch geplant hat – und zwar langfristig. Das macht ihn manchmal ziemlich unflexibel. Aber auch sehr verlässlich. Steffen hat noch nie einen Umzug vergessen, bei dem er als Helfer zugesagt hat, und auch noch nie eine Arbeit im Studium zu spät abgegeben.

Sabrina ist das ganze Gegenteil. Sie mag es gar nicht, wenn ihr Leben zu verplant ist. Sie hat dann das Gefühl, nicht mehr frei atmen zu können. Seit sie mit dem Studium fertig ist und arbeitet, macht sie täglich – zumindest von Montag bis Freitag – einen groben Plan. Sie will immerhin Karriere machen. Aber längerfristig als für den nächsten Tag zu planen, fällt ihr schwer. Zumal sie den Nutzen nicht sieht: Es kommt doch eh alles anders, oder?

Langfristig oder von Tag zu Tag planen?

Wie immer gilt: Es gibt kein richtig oder falsch. Welche Planungsroutine die beste für dich ist, hängt davon ab, was für ein Typ du bist, wie viele und welche Art Aufgaben und Termine du hast und ob du mit deiner aktuellen Art zu planen Probleme hast oder nicht.

Wenn du angestellt bist, wirst du vielleicht gezwungenermaßen eine – zumindest grobe – Jahresplanung machen, weil dein Arbeitgeber darauf besteht, dass du deinen Jahresurlaub spätestens im Januar komplett verplant hast und zur Genehmigung vorlegst.

Grundsätzlich gilt: Wenn du mit deiner aktuellen Art zu planen, gut zurecht kommst, deine Ziele erreichen kannst und nicht in Stress gerätst, bleib einfach dabei! Wenn du aber merkst, dass du entweder nur noch Feuer löschst, aber nicht mehr dazu kommst, strategisch auf deine Ziele hinzuarbeiten oder ständig Termine und Deadlines verschwitzt, kann es helfen, den Rhythmus deiner Planung zu verändern.

Kurzfristig planen oder eher auf lange Sicht

Ganz grob gilt dabei: Langfristplanung ist gut für den Blick aufs große Ganze, Kurzfristplanung ist wichtig, um flexibel zu bleiben und spontan auf Neues reagieren zu können. Im besten Fall besteht deine Planungsroutine also aus ein bisschen von beidem.

Wenn du dich aus irgendeinem Grund zwischen einer Langfrist- und einer Kurzfristplanung entscheiden willst oder musst, ist mein Tipp: Setz auf die Tagesplanung. Plan jeden Abend deinen nächsten Tag. So kannst du zumindest garantieren, dass die akuten Aufgaben und Termine abgedeckt sind. Aber die Gefahr, dass du dich ständig gehetzt und fremdbestimmt fühlst, ist groß, wenn du nicht zusätzlich zumindest für einen groben Überblick über die Termine und Aufgaben der näheren Zukunft sorgst.

Dabei hast du mehrere Möglichkeiten, „langfristig“ für dich auszulegen. Du kannst 5 oder 10 Jahre, das nächste Jahr, das kommende Quartal oder auch nur den nächsten Monat planen. 5- und 10-Jahres-Pläne dienen eher dazu, deine Ziele festzulegen und immer wieder in Erinnerung zu rufen. Viel konkreter können die meisten Menschen für einen so großen Zeitraum nicht werden (Es sei denn, es stehen Ereignisse wie die Silberhochzeit oder der Renteneintritt oder eine Weltreise an, die du seit Jahren vorbereitest).

Jahres- und Quartalsplanung sind aber nützliche Tools, um gleichzeitig stressfrei und zuverlässig durch den Alltag zu kommen und gleichzeitig die mittelfristigen Ziele nicht aus den Augen zu verlieren.

Jahresplanunng: Was bringt mir das?

Grundsätzlich schadet es nicht, sich zwischen den Feiertagen, wenn du eh deinen neuen Kalender oder dein neues Bullet Journal einrichtest, mal einen groben Überblick über die kommenden Monate zu schaffen. Schau dir an:

1. Welche Termine sind jetzt schon für das nächste Jahr vereinbart (bereits gebuchter Urlaub, große Familienfeiern wie Hochzeiten, Taufen, runde Geburtstage, Vorsorgeuntersuchungen usw.)? Trag sie direkt in den Kalender ein, damit du diese Tage nicht mehr versehentlich doppelt verplanen kannst.
2. Gibt es Aufgaben im kommenden Jahr, die zu einem festen Termin erledigt werden müssen (Verträge kündigen, bei denen du eine Frist beachten musst, TÜV fürs Auto, ÖPNV-Ticket verlängern/bezahlen/kündigen, Vorbereitungen für den Launch für deinen Online-Kurs usw.)? Dann trag dir auch die in den Kalender ein und zwar am besten etwa eine Woche vor dem tatsächlichen Termin, damit du es auch dann noch rechtzeitig erledigst, wenn dir etwas dazwischen kommt.
3. Gibt es Zeiten, die du dir für dich blocken willst (um deinen Geburtstag, verlängerte Wochenenden, Brückentage usw.)? Dann trag dir einen dicken Blocker im Kalender ein und sammle schon mal Ideen, wie du diese Me-Time verbringen möchtest. Wenn du nämlich schon konkrete (tolle!) Pläne hast, wirfst du diese Me-Time nicht so schnell wieder über den Haufen.

Jahresplanung zur Projektplanung nutzen

Du kannst die Jahresplanung auch gut als Projektplanung nutzen. Wenn du zum Beispiel im Herbst kommenden Jahres einen neuen Online-Kurs launchen willst, geh so vor:

1. Trag dir den Launchtermin im Kalender ein.
2. Trag dir in der heißen Phase vor dem Launch ein, wann du welche Verkaufsmail/welchen Verkaufspost absetzen willst.
3. Block dir die Phase, in der du deinen Kurs testen / dein Material Korrektur lesen lassen willst.
4. Trag dir den Termin ein, an dem deine Inhalte fertig sein müssen.
5. Block dir die Phase, die du zur Inhaltserstellung brauchen wirst (Achtung: brauchen WIRST, nicht brauchen WILLST – plan realistisch und mit großzügigem Puffer!).
6. Trag dir den Termin ein, an dem dein Konzept stehen muss.

Mit diesen Meilensteinen kannst du sicher sein, dass du den Kurs rechtzeitig und im besten Fall relativ stressfrei launchen kannst. Damit das klappt, ist aber wichtig, dass du feste Termine wie Urlaub usw. vorher einträgst, damit du sie in der Projektplannung berücksichtigen kannst. Ebenso wichtig ist genug Puffer, denn du kannst (und wirst) immer mal krank werden. Damit du dann nicht sofort in Zeitverzug kommst, ist Puffer in jeder Projektphase wichtig.

In einer Quartalsplanung kannst du diese Eckpfeiler dann jeweils ergänzen und konkretisieren. Ich selbst nutze keine Quartalsplanung, weil ich eine grobe Jahresplanung und eine sehr konkrete Überblicksplanung für jeden Monat mache. Eine Quartalsplanung erscheint mir da für mich persönlich unnötiger zusätzlicher Aufwand. Das kann bei dir aber anders aussehen: Zum Beispiel, wenn du in einem Job arbeitest, bei dem Quartale wichtige Planungsgrößen sind. Finde da einfach die richtige Taktung für dich.

Monatsplanung oder Wochenplanung: Was ist die effektivere Planungsroutine?

Tut mir leid, dass ich wieder nicht konkreter werden kann, aber auch hier ist die Antwort: Es kommt darauf an. Ich habe IMMER eine Monatsplanung und relativ häufig zusätzlich eine Wochenplanung. Du brauchst aber nicht zwingend beides.

Ich habe das für mich so aufgeteilt: Die Monatsplanung dient der Ziel- und Terminplanung. Das heißt also, in meiner Monatsübersicht lege ich bis zu drei Ziele fest, für die ich in den kommenden Wochen möglichst viel Fokus aufwenden will. Und ich trage alle Termine ein, die bereits feststehen, um zu sehen, wo meine Tage schon sehr voll sind – und so die Aufgabenplanung besser anpassen zu können. Ich hab nämlich keine Lust auf Wochen, in denen ich bis zur Erschöpfung arbeite, nur um in der Woche darauf an Langeweile zu Grunde zu gehen.

Da verteile ich mir meine Aufgaben lieber so, dass ich mir an Tagen, die eh schon voller Termine sind, weniger vornehme. Diese tageskonkrete Aufgabenplanung mache ich allerdings nicht für den ganzen Monat, weil das ohnehin niemals aufgeht – so diszipliniert bin ich einfach nicht. Die Aufgaben plane ich wochenweise oder auch nur von Tag zu Tag. Ich habe allerdings die Monatslisten, auf denen ich erstmal alle Aufgaben sammle, in der Monatsübersicht. Von dort wandern sie dann in die Tages- oder Wochenliste.

In der folgenden Liste findest du die wichtigsten Vor- und Nachteile beider Planungsroutinen, aber letztlich ist es eine Typfrage. Wofür auch immer du dich entscheidest, wichtig ist, dass du dran bleibst. Nur wenn du regelmäßig planst, hast du jederzeit den Überblick. Und das sorgt für das ruhigere, entspanntere Leben, das du dir wünschst.

Tägliche Planungsroutine: super flexibel und blitzschnell

Es gibt genau einen Tag in der Woche, für den ich keine eigene Planung mache und das ist der Sonntag (oder der Samstag, wenn am Sonntag viel ansteht). Da keine schriftlichen Pläne zu machen, ist meine wöchentliche Übung in Flexibilität und Gelassenheit. Funktioniert mal mehr, mal weniger gut 😉. Ohne Tagesplanung bin ich grundsätzlich aufgeschmissen. Wenn es also super super stressig wird und nichts mehr geht, geht immer noch die Tagesplanung. Die kostet mich in der einfachsten Variante fünf Minuten:

• Datum und Wochentag als Überschrift
• Termine für den Tag mit Uhrzeit, Kontakt und Thema
• Aufgaben sortiert nach meiner eigenen Methode (3 Fokusaufgaben, maximal 6 Minis, 3 Extraaufgaben, wenn überraschend Zeit übrig bleibt)

Zur Tagesplanung gehört die Reflexion

Wenn ich mehr Zeit und Lust habe, schreibe ich mir noch die Fragen für meine Tagesreflektion auf, damit ich abends nur noch in Stichpunkten die Antworten notieren muss. Die Fragen sind bei mir:

• Was habe ich heute für mich getan?
• Habe ich heute etwas für meine Ehe getan?
• War ich heute aktiv für mein gesundes Gewicht?
• Was lief heute so RICHTIG gut?
• Will ich morgen etwas besser machen?

Wenn du auch eine Tagesreflektion einführen willst, dann gib Acht, dass du Fragen auswählst, die für dich gerade wichtig sind. Meiner Meinung nach sollte die Reflektion dir immer wieder vor Augen führen, woran du aktuell arbeiten willst (und vielleicht auch warum dir das wichtig). Am Ende der Woche (oder des Monats) trägst du die Antworten auf deine Reflektionsfragen noch mal in einer Übersicht zusammen oder liest sie einfach nur durch und kannst so viel objektiver bewerten, wie die Woche oder der Monat gelaufen ist. Das Gefühl ist dafür nämlich wirklich kein guter Ratgeber. Und dank der konkreten Antworten kannst du daraus auch konkrete Maßnahmen für die nächste Woche oder den nächsten Monat ableiten.

Voraussetzung für eine effiziente Tagesplanung

Damit die Tagesplanung dir wirklich nützt – und nicht mehr Zeit in Anspruch nimmt als unbedingt notwendig, brauchst du aus meiner Sicht ein paar Dinge:

1. Du brauchst einen Kalender. Wenn du nur von Tag zu Tag planst, stößt du sehr schnell an deine Grenzen, wenn es um Termine geht, denn egal, ob Arzttermin oder Kaffeeklatsch mit einer Freundin: Sowas machst du nie für den nächsten Tag aus. Wie also verhindern, dass du den Termin vergisst, wenn du nur eine Tagesplanung machst? Du brauchst zwangsläufig zusätzlich einen Kalender und zwar möglichst einen, den du immer dabei hast (meine Empfehlung: Google Calendar als App auf dem Handy, Webanwendung auf dem Desktop, synchronisiert sich mit so ziemlich jeder Software-Anwendung dieser Welt, die Termine setzt (z.B. Zoom)).
2. Du brauchst eine Übersichtsliste für ALLE anstehenden Aufgaben. Irgendwo musst du alle Aufgaben notiert haben – damit du für den jeweiligen Tag wählen kannst, was gerade wirklich wichtig ist, ohne alles andere zu vergessen. Diese Übersichtsliste ist tendenziell lang…. und länger. Deshalb hat sie nichts in der Tagesplanung zu suchen. Dein Tagesplan soll dir auf einen Blick zeigen, was HEUTE ansteht.
3. Du brauchst ein System, um Aufgaben zu bewerten, also zu priorisieren. Irgendwie musst du entscheiden, welche Aufgabe wichtig oder dringend (oder lustig oder kurz) genug ist, um sie für den heutigen Tag zu qualifizieren. Du kannst das nach klassischen Kriterien machen. Dann sind die Aufgaben zuerst dran, die dringend und wichtig oder zumindest eines von beidem sind. Du kannst aber auch deine eigenen Kriterien aufstellen. Nur stell welche auf. Denn wenn du einfach nach Baugefühl auswählst, was du heute erledigen willst, bleiben die langweiligen Aufgaben garantiert ewig liegen – und machen dann Stress, wenn du sie kurz vor Deadline durchprügeln musst.

Hast du diese Voraussetzungen erfüllt, kann es sein, dass du sogar nur mit einer Tagesplanung klarkommst und auf die langfristige Planungsroutine verzichten kannst. Ich empfehle dir, zumindest die Jahresplanung trotzdem mal auszuprobieren. Darauf kannst du dann im Laufe der Monate immer wieder zurückgreifen und verlierst so deine Ziele nicht aus dem Blick, auch wenn der Alltag dich fest im Griff hat.

Fazit und meine ganz persönliche Planungsroutine

Wenn du bis hierher gelesen hast, bist du jetzt vermutlich einigermaßen erschlagen und hast vielleicht das Gefühl, dass du die nächsten 3 Wochen nur noch mit der Planung der Planungsroutine beschäftigt bist. Ich kann dir sagen: Das täuscht!

Ich hab dir hier jeden Schritt sehr ausführlich beschrieben, aber wie immer ist der wichtigste Punkt die Regelmäßigkeit.

Erinnerst du dich an Sabrina und Steffen aus meinem Eingangsbeispiel? Auch die beiden könnten viel friedlicher miteinander leben, wenn sie gemeinsam eine Minimal-Planung machen würden, wie sie Sabrina entgegen kommt – die aber regelmäßig, wie Steffen es braucht. Sie könnten sich also nach Weihnachten hinsetzen, die restlichen Plätzchen verputzen, Glühwein trinken und dabei gemeinsam die Eckpfeiler des nächsten Jahres festlegen. Und ab Januar einfach nur von Tag zu Tag planen – dafür aber jeden Abend gemeinsam 5 Minuten investieren, damit jeder weiß, was beim anderen so los ist und keiner gemeinsame Termine vergessen kann.

Der Clou: Wenn du regelmäßig – also täglich oder mindestens wöchentlich – planst, bist du in weniger als 15 Minuten durch. Das hängt davon ab, wie gut du deinen Kalender und deine Aufgabenliste gepflegt hast und wie schnell du denkst und schreibst. Planst du nur, wenn alles schon über dir zusammenbrichst, brauchst du viel länger – und triffst aufgrund der Panik keine klugen, also keine effektiven, Entscheidungen.

So lange dauert meine Planungsroutine

Um dir zu zeigen, dass Planung wirklich nicht so viel Zeit kostet, wie du vielleicht denkst, fasse ich dir jetzt noch mal meine eigenen Planungsroutine samt Aufwand zusammen (Achtung: „Reine Planungszeit“ meint nachdenken, einschätzen, aufschreiben. Der „Gestaltungsexzess“ geht deutlich darüber hinaus und meint viel Farbe, Schablonen, Sticker, Handlettering und was mir sonst noch einfällt – das ist absolut NICHT notwendig, sondern meine Art zu entspannen):

Jetzt bin ich so gespannt auf deine eigenen Erfahrungen: Wie planst du? Hast du eine feste Planungsroutine Und wie läuft das für dich? Lass es mir gern hier oder auf Instagram wissen.