Jahr, Quartal, Monat, Woche, Tag? Wie planst du effektiv?

Wie oft und wann planst du eigentlich deine Aufgaben und Termine? Von Tag zu Tag, wöchentlich, monatlich, fürs ganze Jahr oder nur, wenn du den Überblick zu verlieren drohst? Ich zeige dir heute, wie meine Planungsroutine aussieht – und wie du die beste Strategie für dich findest.

Kennst du Sabrina und Steffen schon? Keine Sorge, die kannst du nicht kennen, die habe ich mir gerade ausgedacht. Aber vielleicht erkennst du dich in meiner Sabrina oder meinem Steffen ja wieder. Die beiden sind ein Paar und das ist eher erstaunlich, denn was Ihre Planung angeht, könnte man gegensätzlicher nicht sein.

Steffen mag es gern strukturiert. Er findet, Raum für Spontaneität ist erst da, wenn man, was geplant werden kann, auch geplant hat – und zwar langfristig. Das macht ihn manchmal ziemlich unflexibel. Aber auch sehr verlässlich. Steffen hat noch nie einen Umzug vergessen, bei dem er als Helfer zugesagt hat, und auch noch nie eine Arbeit im Studium zu spät abgegeben.

Sabrina ist das ganze Gegenteil. Sie mag es gar nicht, wenn ihr Leben zu verplant ist. Sie hat dann das Gefühl, nicht mehr frei atmen zu können. Seit sie mit dem Studium fertig ist und arbeitet, macht sie täglich – zumindest von Montag bis Freitag – einen groben Plan. Sie will immerhin Karriere machen. Aber längerfristig als für den nächsten Tag zu planen, fällt ihr schwer. Zumal sie den Nutzen nicht sieht: Es kommt doch eh alles anders, oder?

Langfristig oder von Tag zu Tag planen?

Wie immer gilt: Es gibt kein richtig oder falsch. Welche Art zu planen die beste für dich ist, hängt davon ab, was für ein Typ du bist, wie viele und welche Art Aufgaben und Termine du hast und ob du mit deiner aktuellen Art zu planen Probleme hast oder nicht.

Wenn du angestellt bist, wirst du vielleicht gezwungenermaßen eine – zumindest grobe – Jahresplanung machen, weil dein Arbeitgeber darauf besteht, dass du deinen Jahresurlaub spätestens im Januar komplett verplant hast und zur Genehmigung vorlegst.

Grundsätzlich gilt: Wenn du mit deiner aktuellen Art zu planen, gut zurecht kommst, deine Ziele erreichen kannst und nicht in Stress gerätst, bleib einfach dabei! Wenn du aber merkst, dass du entweder nur noch Feuer löschst, aber nicht mehr dazu kommst, strategisch auf deine Ziele hinzuarbeiten oder ständig Termine und Deadlines verschwitzt, kann es helfen, den Rhythmus deiner Planung zu verändern.

Ganz grob gilt dabei: Langfristplanung ist gut für den Blick aufs große Ganze, Kurzfristplanung ist wichtig, um flexibel zu bleiben und spontan auf Neues reagieren zu können. Im besten Fall besteht deine Planungsroutine also aus ein bisschen von beidem.

Wenn du dich aus irgendeinem Grund zwischen einer Langfrist- und einer Kurzfristplanung entscheiden willst oder musst, ist mein Tipp: Setz auf die Tagesplanung. Plan jeden Abend deinen nächsten Tag. So kannst du zumindest garantieren, dass die akuten Aufgaben und Termine abgedeckt sind. Aber die Gefahr, dass du dich ständig gehetzt und fremdbestimmt fühlst, ist groß, wenn du nicht zusätzlich zumindest für einen groben Überblick über die Termine und Aufgaben der näheren Zukunft sorgst.

Dabei hast du mehrere Möglichkeiten, „langfristig“ für dich auszulegen. Du kannst 5 oder 10 Jahre, das nächste Jahr, das kommende Quartal oder auch nur den nächsten Monat planen. 5- und 10-Jahres-Pläne dienen eher dazu, deine Ziele festzulegen und immer wieder in Erinnerung zu rufen. Viel konkreter können die meisten Menschen für einen so großen Zeitraum nicht werden (Es sei denn, es stehen Ereignisse wie die Silberhochzeit oder der Renteneintritt oder eine Weltreise an, die du seit Jahren vorbereitest).

Jahres- und Quartalsplanung sind aber nützliche Tools, um gleichzeitig stressfrei und zuverlässig durch den Alltag zu kommen und gleichzeitig die mittelfristigen Ziele nicht aus den Augen zu verlieren.

Jahresplanunng: Was bringt mir das?

Grundsätzlich schadet es nicht, sich zwischen den Feiertagen, wenn du eh deinen neuen Kalender oder dein neues Bullet Journal einrichtest, mal einen groben Überblick über die kommenden Monate zu schaffen. Schau dir an:

  1. Welche Termine sind jetzt schon für das nächste Jahr vereinbart (bereits gebuchter Urlaub, große Familienfeiern wie Hochzeiten, Taufen, runde Geburtstage, Vorsorgeuntersuchungen usw.)? Trag sie direkt in den Kalender ein, damit du diese Tage nicht mehr versehentlich doppelt verplanen kannst.
  2. Gibt es Aufgaben im kommenden Jahr, die zu einem festen Termin erledigt werden müssen (Verträge kündigen, bei denen du eine Frist beachten musst, TÜV fürs Auto, ÖPNV-Ticket verlängern/bezahlen/kündigen, Vorbereitungen für den Launch für deinen Online-Kurs usw.)? Dann trag dir auch die in den Kalender ein und zwar am besten etwa eine Woche vor dem tatsächlichen Termin, damit du es auch dann noch rechtzeitig erledigst, wenn dir etwas dazwischen kommt.
  3. Gibt es Zeiten, die du dir für dich blocken willst (um deinen Geburtstag, verlängerte Wochenenden, Brückentage usw.)? Dann trag dir einen dicken Blocker im Kalender ein und sammle schon mal Ideen, wie du diese Me-Time verbringen möchtest. Wenn du nämlich schon konkrete (tolle!) Pläne hast, wirfst du diese Me-Time nicht so schnell wieder über den Haufen.

Du kannst die Jahresplanung auch gut als Projektplanung nutzen. Wenn du zum Beispiel im Herbst kommenden Jahres einen neuen Online-Kurs launchen willst, geh so vor:

  1. Trag dir den Launchtermin im Kalender ein.
  2. Trag dir in der heißen Phase vor dem Launch ein, wann du welche Verkaufsmail/welchen Verkaufspost absetzen willst.
  3. Block dir die Phase, in der du deinen Kurs testen / dein Material Korrektur lesen lassen willst.
  4. Trag dir den Termin ein, an dem deine Inhalte fertig sein müssen.
  5. Block dir die Phase, die du zur Inhaltserstellung brauchen wirst (Achtung: brauchen WIRST, nicht brauchen WILLST – plan realistisch und mit großzügigem Puffer!).
  6. Trag dir den Termin ein, an dem dein Konzept stehen muss.

Mit diesen Meilensteinen kannst du sicher sein, dass du den Kurs rechtzeitig und im besten Fall relativ stressfrei launchen kannst. Damit das klappt, ist aber wichtig, dass du feste Termine wie Urlaub usw. vorher einträgst, damit du sie in der Projektplannung berücksichtigen kannst. Ebenso wichtig ist genug Puffer, denn du kannst (und wirst) immer mal krank werden. Damit du dann nicht sofort in Zeitverzug kommst, ist Puffer in jeder Projektphase wichtig.

In einer Quartalsplanung kannst du diese Eckpfeiler dann jeweils ergänzen und konkretisieren. Ich selbst nutze keine Quartalsplanung, weil ich eine grobe Jahresplanung und eine sehr konkrete Überblicksplanung für jeden Monat mache. Eine Quartalsplanung erscheint mir da für mich persönlich unnötiger zusätzlicher Aufwand. Das kann bei dir aber anders aussehen: Zum Beispiel, wenn du in einem Job arbeitest, bei dem Quartale wichtige Planungsgrößen sind. Finde da einfach die richtige Taktung für dich.

Monatsplanung oder Wochenplanung: Was ist effektiver?

Tut mir leid, dass ich wieder nicht konkreter werden kann, aber auch hier ist die Antwort: Es kommt darauf an. Ich habe IMMER eine Monatsplanung und relativ häufig zusätzlich eine Wochenplanung. Du brauchst aber nicht zwingend beides.

Ich habe das für mich so aufgeteilt: Die Monatsplanung dient der Ziel- und Terminplanung. Das heißt also, in meiner Monatsübersicht lege ich bis zu drei Ziele fest, für die ich in den kommenden Wochen möglichst viel Fokus aufwenden will. Und ich trage alle Termine ein, die bereits feststehen, um zu sehen, wo meine Tage schon sehr voll sind – und so die Aufgabenplanung besser anpassen zu können. Ich hab nämlich keine Lust auf Wochen, in denen ich bis zur Erschöpfung arbeite, nur um in der Woche darauf an Langeweile zu Grunde zu gehen.

Da verteile ich mir meine Aufgaben lieber so, dass ich mir an Tagen, die eh schon voller Termine sind, weniger vornehme. Diese tageskonkrete Aufgabenplanung mache ich allerdings nicht für den ganzen Monat, weil das ohnehin niemals aufgeht – so diszipliniert bin ich einfach nicht. Die Aufgaben plane ich wochenweise oder auch nur von Tag zu Tag. Ich habe allerdings die Monatslisten, auf denen ich erstmal alle Aufgaben sammle, in der Monatsübersicht. Von dort wandern sie dann in die Tages- oder Wochenliste.

  • Super-schneller Überblick über deine Auslastung
  • Verhindert unangenehme Überraschung (wie das Mammutprojekt, das übermorgen fertig sein muss, das du aber überhaupt nicht mehr auf dem Schirm hattest)
  • Du kannst dir rechtzeitig freie Zeit / Zeit für dich einplanen, statt darauf zu hoffen, dass eine Woche kommt, die dir Zeit dafür bietet
  • Flexibler als die Monatsplanung, bietet aber trotzdem mehr Überblick als eine Planung von Tag zu Tag
  • Angenehmere Periode, um neben Terminen auch Aufgaben für konkrete Tage einzuplanen
  • Weniger Termine und Aufgaben auf einen Blick, also bessere Übersichtlichkeit

Tagesplanung: super flexibel und blitzschnell

Es gibt genau einen Tag in der Woche, für den ich keine eigene Planung mache und das ist der Sonntag (oder der Samstag, wenn am Sonntag viel ansteht). Da keine schriftlichen Pläne zu machen, ist meine wöchentliche Übung in Flexibilität und Gelassenheit. Funktioniert mal mehr, mal weniger gut 😉. Ohne Tagesplanung bin ich grundsätzlich aufgeschmissen. Wenn es also super super stressig wird und nichts mehr geht, geht immer noch die Tagesplanung. Die kostet mich in der einfachsten Variante fünf Minuten:

  • Datum und Wochentag als Überschrift
  • Termine für den Tag mit Uhrzeit, Kontakt und Thema
  • Aufgaben sortiert nach meiner eigenen Methode (3 Fokusaufgaben, maximal 6 Minis, 3 Extraaufgaben, wenn überraschend Zeit übrig bleibt)

Wenn ich mehr Zeit und Lust habe, schreibe ich mir noch die Fragen für meine Tagesreflektion auf, damit ich abends nur noch in Stichpunkten die Antworten notieren muss. Die Fragen sind bei mir:

  • Was habe ich heute für mich getan?
  • Was habe ich heute für meine Ehe getan?
  • Was habe ich heute für mein gesundes Gewicht getan?
  • Was lief heute so RICHTIG gut?
  • Was will ich morgen besser machen?

Wenn du auch eine Tagesreflektion einführen willst, dann gib Acht, dass du Fragen auswählst, die für dich gerade wichtig sind. Meiner Meinung nach sollte die Reflektion dir immer wieder vor Augen führen, woran du aktuell arbeiten willst (und vielleicht auch warum dir das wichtig). Am Ende der Woche (oder des Monats) trägst du die Antworten auf deine Reflektionsfragen noch mal in einer Übersicht zusammen oder liest sie einfach nur durch und kannst so viel objektiver bewerten, wie die Woche oder der Monat gelaufen ist. Das Gefühl ist dafür nämlich wirklich kein guter Ratgeber. Und dank der konkreten Antworten kannst du daraus auch konkrete Maßnahmen für die nächste Woche oder den nächsten Monat ableiten.

Damit die Tagesplanung dir wirklich nützt – und nicht mehr Zeit in Anspruch nimmt als unbedingt notwendig, brauchst du aus meiner Sicht ein paar Dinge:

  1. Du brauchst einen Kalender. Wenn du nur von Tag zu Tag planst, stößt du sehr schnell an deine Grenzen, wenn es um Termine geht, denn egal, ob Arzttermin oder Kaffeeklatsch mit einer Freundin: Sowas machst du nie für den nächsten Tag aus. Wie also verhindern, dass du den Termin vergisst, wenn du nur eine Tagesplanung machst? Du brauchst zwangsläufig zusätzlich einen Kalender und zwar möglichst einen, den du immer dabei hast (meine Empfehlung: Google Calendar als App auf dem Handy, Webanwendung auf dem Desktop, synchronisiert sich mit so ziemlich jeder Software-Anwendung dieser Welt, die Termine setzt (z.B. Zoom)).
  2. Du brauchst eine Übersichtsliste für ALLE anstehenden Aufgaben. Irgendwo musst du alle Aufgaben notiert haben – damit du für den jeweiligen Tag wählen kannst, was gerade wirklich wichtig ist, ohne alles andere zu vergessen. Diese Übersichtsliste ist tendenziell lang…. und länger. Deshalb hat sie nichts in der Tagesplanung zu suchen. Dein Tagesplan soll dir auf einen Blick zeigen, was HEUTE ansteht.
  3. Du brauchst ein System, um Aufgaben zu bewerten, also zu priorisieren. Du musst auf die eine oder andere Weise entscheiden, welche Aufgabe wichtig oder dringend (oder lustig oder kurz) genug ist, um sie für den heutigen Tag zu qualifizieren. Du kannst das nach klassischen Kriterien machen. Dann sind die Aufgaben zuerst dran, die dringend und wichtig oder zumindest eines von beidem sind. Du kannst aber auch deine eigenen Kriterien aufstellen. Nur stell welche auf. Denn wenn du einfach nach Baugefühl auswählst, was du heute erledigen willst, bleiben die langweiligen Aufgaben garantiert ewig liegen – und machen dann Stress, wenn du sie kurz vor Deadline durchprügeln musst.

Hast du diese Voraussetzungen erfüllt, kann es sein, dass du sogar nur mit einer Tagesplanung klarkommst und auf die Langfristplanung verzichten kannst. Ich empfehle dir, zumindest die Jahresplanung trotzdem mal auszuprobieren. Darauf kannst du dann im Laufe der Monate immer wieder zurückgreifen und verlierst so deine Ziele nicht aus dem Blick, auch wenn der Alltag dich fest im Griff hat.

Fazit und mein ganz persönlicher Planungsrhythmus

Wenn du bis hierher gelesen hast, bist du jetzt vermutlich einigermaßen erschlagen und hast vielleicht das Gefühl, dass du die nächsten 3 Wochen nur noch mit der Planung der Planung beschäftigt bist. Ich kann dir sagen: Das täuscht!

Ich hab dir hier jeden Schritt sehr ausführlich beschrieben, aber wie immer ist der wichtigste Punkt die Regelmäßigkeit.

Erinnerst du dich an Sabrina und Steffen aus meinem Eingangsbeispiel? Auch die beiden könnten viel friedlicher miteinander leben, wenn sie gemeinsam eine Minimal-Planung machen würden, wie sie Sabrina entgegen kommt – die aber regelmäßig, wie Steffen es braucht. Sie könnten sich also nach Weihnachten hinsetzen, die restlichen Plätzchen verputzen, Glühwein trinken und dabei gemeinsam die Eckpfeiler des nächsten Jahres festlegen. Und ab Januar einfach nur von Tag zu Tag planen – dafür aber jeden Abend gemeinsam 5 Minuten investieren, damit jeder weiß, was beim anderen so los ist und keiner gemeinsame Termine vergessen kann.

Der Clou: Wenn du regelmäßig – also täglich oder mindestens wöchentlich – planst, bist du in weniger als 15 Minuten durch. Das hängt davon ab, wie gut du deinen Kalender und deine Aufgabenliste gepflegt hast und wie schnell du denkst und schreibst. Planst du nur, wenn alles schon über dir zusammenbrichst, brauchst du viel länger – und triffst aufgrund der Panik keine klugen, also keine effektiven, Entscheidungen.

Um dir zu zeigen, dass Planung wirklich nicht so viel Zeit kostet, wie du vielleicht denkst, fasse ich dir jetzt noch mal meine eigenen Planungsroutinen samt Aufwand zusammen (Achtung: „Reine Planungszeit“ meint nachdenken, einschätzen, aufschreiben. Der „Gestaltungsexzess“ geht deutlich darüber hinaus und meint viel Farbe, Schablonen, Sticker, Handlettering und was mir sonst noch einfällt – das ist absolut NICHT notwendig, sondern meine Art zu entspannen):

Ich starte zum Jahresanfang immer ein neues Bullet Journal. Da passen zwar in der Regel nur drei bis vier Monate rein, aber ganz vorn habe ich immer eine Übersicht über das ganze Jahr. Darin erfasse ich Feiertage (um schon mal zu schauen, wie ich meinen Urlaub am günstigsten legen kann 😉) und fixe Termine, sofern ich schon welche habe. Außerdem trage ich mir die Geburtstage der wichtigen Menschen in meinem Leben ein – in der Hoffnung, sie in diesem Jahr mal nicht zu vergessen.

Zusätzlich nehme ich mir Zeit, Jahresziele zu definieren oder eine Bucket List mit Dingen anzulegen, die ich im kommenden Jahr erreichen oder erleben will.

Aufwand:

Reine Planungszeit: ca. 90 Minuten

Inklusive eskalierendem Gestaltungsekzess, den ich mir bei neuen BuJos gönne: ca. 6 Stunden 🤣🤣🤣

Meine Monatsplanung ist ein bisschen aufwendiger, weil ich dort auch noch mal eine Zielplanung mache und vor allem viel Gewohnheitstracking einbaue. Ich überlege mir also nicht nur, worauf ich in den kommenden Wochen meinen Fokus richten will (Ziele), sondern lege auch Tracker für Dinge an, auf die ich gezielt achten will – etwas 7 Stunden Schlaf pro Nacht, 2 Liter Wasser am Tag, täglich frische Luft usw. Hier wende ich inzwischen relativ viel Zeit auf, um wirklich zu entscheiden, was ich tracken will. Damit ich einen echten Nutzen davon habe und nicht nur aus Selbstzweck tracke.

Aber der wichtigste (und aufwendigste) Teil ist die Aufgabenplanung. Ich trage zunächst alle Termine in eine Datumsliste ein. Das geht fix und dient nur der Übersicht. Dann schreibe ich Monat-To-Do-Listen und zwar tatsächlich in der Mehrzahl. Das musst du nicht übernehmen, aber ich mag es gern so übersichtlich wie möglich. Deshalb trenne ich meine To-Do-Listen nach Lebensbereichen. Ich führe also eine Liste für berufliches, eine für die Zeitplanerin und eine für privates.

Wichtig: Ich zwinge mich dazu, Aufgaben, die im Laufe des Monats dazu kommen, erstmal auf die Monatsliste zu schreiben und erst von dort kommen sie auf die Wochen- oder Tagesliste. Einfach, damit ich sicher sein kann, dass ich ALLES, was relevant sein oder werden kann, auf der Überblicksliste (wieder)finde.

Aufwand:

Reine Planungszeit: ca. 60 Minuten

Inklusive Gestaltungsexzess, den ich mir auch hier gönne: Locker 4 Stunden

Die Wochenplanung ist kein ständiger Bestandteil meiner Planungsroutine. Meist schiebe ich sie ein, wenn ich das Bedürfnis habe, auf einen Blick zu sehen, wo ich in der Woche noch gut Zeit für aufwendige Aufgaben habe – oder wenn ich Aufgaben gern von vornherein auf die einzelnen Tage verteilen will. Sowas mache ich nie im Kopf, weil es mich viel zu viel Energie kosten würde, mich 5 bis 7 Tage lang daran zu erinnern. Das kommt in meine Wochenübersicht.

Außerdem habe ich hier oft noch einen Dankbarkeitstracker oder wechselnde Gewohnheitstracker für Dinge, die ich nicht den ganzen Monat tracken will, sondern mir als persönliche Wochenchallenge setze (etwa täglich zu kochen (geschafft) oder täglich 10.000 Schritte zu gehen (schon am ersten Tag grandios gescheitert)). Auch ein Essensplan ist in der Regel Bestandteil meiner Wochenplanung, wobei ich da nicht alles durchplane, sondern einfach aufschreibe, was ich jeweils kochen will.

Aufwand:

Reiner Planungsaufwand: ca. 30 Minuten

Inklusive Gestaltung: 60 bis 90 Minuten

Ich hab es ja schon erwähnt: Eine Tagesplanung gibt es bei mir immer. Wobei das, streng genommen, gar nicht stimmt. Es gab auch schon Zeiten, da war bei mir so wenig los, dass ich nur mit der Wochenplanung prima klargekommen bin. Das ist aber schon eine ganze Weile her und inzwischen lasse ich eher die Wochenplanung weg als die Tagesplanung.

Meine Tagesplanung besteht aus meinen Terminen für den Tag und einer To-Do-Liste, die ich nach einer dieser drei Methoden priorisiere: FME-Methode (meine eigene), 1-3-5-Methode oder Ivy-Lee-Methode. Selten benutze ich auch das Timeboxing. Das plane ich dann aber im Kalender, nicht konkret im Bullet Journal.

Zusätzlich beinhaltet meine Tagesplanung die Fragen für die Tagesreflektion und wechselnde Elemente wie einen Energie-Check-in (Schreib alle zwei Stunden kurz auf, wie du dich fühlst, um deinen Biorhythmus kennenzulernen) oder ein Ernährungstagebuch. Außerdem schreibe ich mir oft eine Vorlage für eine Ta-Da-Liste, die ich dann im Laufe des Tages ausfülle. Das hilft sehr an Tagen, an denen du von deiner geplanten To-Do-Liste kaum etwas abhaken kannst. Dann siehst du auf der (meist sehr vollen) Ta-Da-Liste nämlich, dass du trotzdem unglaublich viel geleistet hast – nur eben nicht das geplante Zeug. Im Laufe des Tages füllt sich meine Tagesübersicht mit Notizen, Erinnerungen, Ideen, Beobachtungen usw. Das ist aber nicht Bestandteil der Planung.

Aufwand:

Reine Planungszeit: ca. 5 bis 10 Minuten

Inklusive Gestaltung: ca. 5 bis 10 Minuten (In der Tagesplanung ist das Höchste meiner Gestaltungsgefühle ein bunter Textmarker oder eine Überschriften-Outline mit einem Gelstift.)

Jetzt bin ich so gespannt auf deine eigenen Erfahrungen: Wie planst du? Und wie läuft das für dich? Lass es mir gern hier oder auf Instagram wissen.

close

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.