1-3-5-Methode: Blitzschnell priorisieren

Wenn du dir deine To-Do-Liste regelmäßig zu voll packst und Schwierigkeiten hast, die richtigen Prioritäten zu setzen, schau dir unbedingt die 1-3-5-Methode genauer an. Sie ist schnell angewandt und sehr effektiv. Heute erkläre ich dir, wie sie funktioniert – und wie du die Stolpersteine umgehst, die sie mitbringt.

Normalerweise priorisiere ich nicht explizit, das heißt nicht schriftlich. Nur wenn viele Deadlines auf einmal anstehen und die Tage wirklich voll sind, schreibe ich Prio-Listen. Das heißt aber nicht, dass ich gar nicht priorisiere. Ich denke diesen Schritt nur inzwischen automatisch mit, wenn ich meine ganz normale To-Do-Liste schreibe. Aber manchmal schadet es nicht, den Fokus bewusst auf die Routinen in der Planung zu legen, die gewöhnlich automatisch ablaufen. Und so habe ich im August meine tägliche To-Do-Liste immer nach der 1-3-5-Methode notiert.

Ich kannte die Methode zwar vorher schon, hab sie aber nur halbherzig zwischendurch genutzt. Jetzt wollte ich wissen, wie sie sich im Langzeittest bewährt – ob sie also vollen Tagen ebenso gewachsen ist wie leeren, ob sie flexibel genug für Unerwartetes ist und ob ich damit gut in die Umsetzung komme.

Wie funktioniert die 1-3-5-Methode?

Einfacher als mit der 1-3-5-Methode kannst du nicht priorisieren: Deine Liste besteht aus drei Blöcken.

Ich habe im dritten Block auch meine 2-Minuten-Aufgaben untergebracht und da ich ja kein Fan von Eat-the-frog bin, sondern meinen Arbeitstag mit den Mini-Aufgaben beginne, um erstmal Momentum aufzubauen, habe ich meistens mit dem letzten Block der 1-3-5-Liste begonnen.

Gedacht ist das aber anders: Wenn du streng nach Methode vorgehst, arbeitest du die Aufgaben wirklich in der Reihenfolge ab, in der du sie notiert hast. Hast du dabei darauf geachtet, dass die wichtigste/dringendste Aufgabe ganz oben steht und die anderen mit absteigender Wichtigkeit sortiert sind, ist das auch sehr sinnvoll. Jetzt kannst du sicher sein, dass du die wichtigsten Sachen auf jeden Fall schaffst (weil du sie gleich als erstes angehst) – auch wenn mittags irgendetwas deine Planung über den Haufen wirft und du keine deiner geplanten To Dos mehr erledigen kannst.

Problem 1: Du weißt nicht, ob du nach Dauer oder Wichtigkeit priorisierst

Das war vor allem zu Monatsanfang mein größtes Problem. Mir war nicht ganz klar, nach welchem Kriterium ich eine Nummer-1-Aufgabe auswähle: Kommt die auf die 1, die am meisten Zeit beanspruchen wird – auch wenn es andere Aufgaben gibt, die dringender fertig werden müssen? Oder ist die Nummer 1 die Aufgabe, die am wichtigsten für meine persönlichen Ziele ist – auch, wenn sie gerade nicht dringend erledigt werden muss und im Hauptjob wichtige Dinge anstünden?

Ich hab zwei Wochen vor mich hingewurstelt – und kann das nicht zur Nachahmung empfehlen. Das Ergebnis war, dass ich ständig innerhalb der Liste gesprungen bin: Angefangen habe ich mit einer Aufgabe aus dem 5er-Block, dann die 1, dann wieder eine 5er-Task, dann eine 3er. Das reinste Chaos. Das hat keine echten Probleme verursacht, weil der Monat ruhig war. Ich hatte nicht viele dringende Sachen auf dem Tisch. Ob ich eine Aufgabe an diesem oder erst am nächsten Tag erledigte, war also nicht relevant. Aber es hat Energie und Nerven und damit letztlich Zeit gekostet.

Deshalb habe ich mir am Ende der zweiten Augustwoche ein bisschen Zeit genommen und meine Prio-Kriterien bewertet, sozusagen die Prioritäten priorisiert :-D. Die wichtigste Aufgabe (also die eine 1er-Aufgabe der 1-3-5-Liste) identifiziere ich nun nach folgendem Schema:

1. Ist eine Aufgabe dringend und hat Deadline innerhalb der nächsten 48 Stunden?
2. Wenn es keine Aufgabe gibt, die dieses Kriterium erfüllt, suche ich nach: Ist eine Aufgabe wichtig für den Hauptjob (hängt an meiner Arbeit etwa, ob die Kollegen weiterarbeiten können oder nicht)?
3. Wenn auch das auf keine Aufgabe zutrifft: Ist eine Aufgabe wichtig für die Zeitplanerin oder meine persönlichen Ziele?

Trifft ein Kriterium auf mehrere Aufgaben zu, wird die zur Nummer eins, die mich die meiste Zeit kosten wird. Die andere(n) rutscht(en) dann auf die nächsten Positionen meiner Liste. Ich hatte aber durchaus auch Tage, an denen keine Aufgabe meiner Liste irgendeines dieser drei Kriterien erfüllte. In diesem Fall habe ich nach Laune priorisiert: Nummer eins wurde dann, worauf ich am meisten Lust hatte (meine Lieblingstage!).

Tipp: Kläre für dich erstmal, was eine Aufgabe für dich zu einer Priorität macht. Erst danach kannst du ein Prio-Werkzeug (die 1-3-5-Liste, aber auch jedes andere Tool) effizient nutzen.

Problem 2: Du schreibst zu viele große Aufgaben auf die 1-3-5-Liste

Auch wenn die geschätzte Dauer einer Aufgabe kein Hauptkriterium für die Beurteilung der Priorität ist, darfst du sie nicht ganz vernachlässigen. Auf deiner Liste stehen 9 Aufgaben. Das ist an einem normalen Arbeitstag, an dem du ja auch genug Pufferzeit für Pausen und Ungeplantes vorsehen sollst, nur zu schaffen, wenn die Aufgaben nicht zu groß sind.

Du kannst also nicht 9 große Präsentationen fertig machen wollen, wenn du für jede vier Stunden brauchst. Das geht schon rein rechnerisch nicht.

Darin liegt für mich eine der großen Stärken der 1-3-5-Methode: Weil dein Platz auf der Liste limitiert ist und du immer auch die zur Verfügung stehende Arbeitszeit mitdenkst, bist du gezwungen, sorgfältig abzuwägen, welche Aufgaben es auf die Tagesliste schaffen. Mit dieser Methode passiert es dir nicht mehr, dass du dir deine To-Do-Liste einfach mit allem zuballerst, was in den nächsten 14 Tagen zu tun ist – und zum Feierabend frustriert feststellst, dass du nur einen Bruchteil geschafft hast. Sie kann dich also entlasten und dir dadurch eine riesige Hilfe dabei sein, fokussierter durch den Tag zu kommen.

Dafür sind aber zwei Dinge wichtig:

1. Du hast eine Gesamt-To-Do-Liste, auf der alle Aufgaben notiert sind und aus der du dann täglich die 1-3-5-Liste befüllst. Bei mir war das die Monatsübersicht und das hat super geklappt. Die Übersichtsliste ist nicht sortiert und nicht priorisiert. Ich schreibe darauf einfach alle Aufgaben auf, die im Laufe der Wochen so aufkommen – in der Reihenfolge, in der sie mir ein- oder zufallen. Nur mit Übersichtsliste kann die 1-3-5-Methode aus meiner Sicht funktionieren. Andernfalls wäre ein Teil deines Gehirns immerzu damit beschäftig, die Aufgaben nicht zu vergessen, die es an diesem Tag nicht auf die 1-3-5-Liste geschafft haben.
2. Du zwingst dich wirklich dazu, deine Aufgaben für die tägliche 1-3-5-Liste nicht nur nach ihrer Wichtig- und Dringlichkeit auszuwählen, sondern hast auch ihre Dauer im Blick. Wichtig: Dabei schätzt du die Dauer möglichst realistisch und nicht so, dass rein rechnerisch alles in den Arbeitstag passt! Denk dran: Verplan nur 60 % bis maximal 75 % deines Arbeitstages. Den Rest brauchst du für Pausen und als Puffer für Unvorhergesehenes.

Problem 3: Du hältst dich nicht an die Reihenfolge

Jaaaa….. sagen wir, ich hatte meine Momente, was diese Sache angeht. Ich hab mich manchmal wirklich schwer getan, mich an die Reihenfolge zu halten. Ich wusste, ich sollte mit der ersten Aufgabe beginnen, aber meistens kann ich mich dazu nicht überwinden, weil ich morgens erstmal warmlaufen muss, bevor ich mich zu den aufwändigen, wichtigen Aufgaben motivieren kann. Deshalb habe ich ganz oft mit ein oder zwei Aufgaben aus dem 5er-Block begonnen, bevor ich mich irgendwann der Nummer 1 gewidmet habe.

Aber: In meinem Fall hat das trotzdem funktioniert. Zum einen waren meine Tage eher ruhig, so dass ich sicherstellen konnte, dass ich die Hauptaufgabe schaffe – auch wenn ich damit erst mittags begonnen habe. Zum anderen ist die Natur meiner Arbeit – sowohl im Hauptjob als auch bei der Zeitplanerin – zum Glück gerade sehr entspannt. Das bedeutet: Kaum echte Deadlines, wenig dringende Sache, ausreichend Zeit, um entspannt an den wichtigen Dingen zu arbeiten.

Hier kann ich dir nur raten: Sei ehrlich zu dir selbst, wenn es darum geht, deine Arbeit zu bewerten. Wenn du in Schwierigkeiten gerätst, wenn du die Hauptaufgabe auf später verschiebst, dann zwing dich dazu, die Reihenfolge einzuhalten. Gelingt es dir, das als Routine zu etablieren, bringt es für deinen Alltag eine enorme Erleichterung. Ist deine Arbeit eher wie meine und kannst du von deiner Persönlichkeitsstruktur, deinem Arbeitstyp her gewährleisten, dass du trotzdem rechtzeitig anfängst (und zwei Stunden vor Abgaben ist NICHT rechtzeitig!), dann kannst du die Reihenfolge beim Abarbeiten auch flexibler handhaben.

Du wirst trotzdem von der 1-3-5-Methode profitieren – auch wenn du eher 5-1-3 arbeitest. Und weißt du auch warum? Weil du dir Gedanken gemacht hast. Du hast nicht einfach in blindem Aktionismus losgearbeitet, sondern hast dir die 10 Minuten genommen, um deine Aufgaben durchzugehen, zu entscheiden, welche dringend und wichtig sind, wie viele davon du am nächsten Tag schaffen kannst, welche noch warten müssen.

Damit sorgst du dafür, dass du alle deine Aufgaben immer auf dem Schirm hast – und keine Deadline mehr durchrutscht. Und gleichzeitig schaffst du in dir selbst Bewusstsein für deine Arbeitsbelastung und kannst ggf. durch Verschieben, Delegieren und bewusste Pausen dein Stresslevel senken und dennoch allem rechtzeitig gerecht werden.

Fazit: 1-3-5-Methode ist extrem hilfreich und kostet kaum Zeit

Wie beschrieben brauchte ich ein paar Tage, um herauszufinden, wie ich die 1-3-5-Methode wirklich sinnvoll für mich nutzen kann. Seither bin ich wirklich begeistert und werde sie auch im September weiter nutzen. Vor allem das bewusste Auswählen der Aufgaben hat für mich viel verändert. Ich bin produktiver, weil ich nicht mehr durch eine ellenlange To-Do-Liste scanne und damit schon beim Auswählen der nächsten Aufgabe jede Menge Zeit und Energie verliere. Und weil ich entscheiden muss, was es auf die Liste schafft, beschäftige ich mich intensiver mit der Frage, was wirklich wichtig ist und arbeite die Dinge so auch viel fokussierter ab.

Vielleicht lege ich meine Übersichtsliste, aus der ich täglich wähle, im September eher wöchentlich als monatlich an. Das macht die Sache vermutlich noch ein bisschen übersichtlicher. Aber im Großen und Ganzen funktioniert die Methode, so wie sie ist, prima für mich.

Hast du die 1-3-5-Methode schon genutzt? Oder priorisierst du mit einem anderen Tool? Dann erzähl mir doch von deinen Erfahrungen – in den Kommentaren, auf Instagram oder per Mail!