Wie finde ich eine Planungsroutine, die ich wirklich durchhalte?

Manchmal planst du jeden Tag. Dann verlierst du den Anschluss und deine Planungsroutine schläft ein. Wenn dir das Chaos wieder über den Kopf wächst, verfluchst du dich selbst für deinen Mangel an Durchhaltevermögen. Heute verrate ich dir meine Tricks für eine Planungsroutine, die du tatsächlich durchhalten kannst.

Du kannst 1000 Listen führen und jede Minute deines Tages durchplanen – du wirst trotzdem im Chaos versinken, wenn du nicht regelmäßig planst. Bei mir macht sich das schon bemerkbar, wenn ich ein paar Tage mit dem Aufschreiben neuer Aufgaben schludere. Kennst du dieses Gefühl: Du bist gerade richtig gut organisiert, hast alles im Blick und fühlst dich – planungstechnisch – unbesiegbar. Und dieser Höhenflug führt dann immer öfter dazu, dass du neue Aufgaben nicht sofort aufschreibst, sondern denkst: „Das merke ich mir schnell. Mein Kopf ist ja jetzt frei!“

Ja, lass dir gesagt sein: großer Fehler! Mir passiert das immer noch regelmäßig und es führt absolut immer zu gefühltem Stress und echtem Chaos und zwar in kürzester Zeit. Ich kann das schnell wieder einfangen – indem ich mir einfach kurz 15 Minuten für einen Aufgaben-Braindump nehme. Was das ist, erkläre ich dir gleich.

Aber wenn du nicht nur das Aufschreiben aufschiebst, sondern einfach tage- oder wochenlang gar nichts planst, ist das Chaos und der Stress ungleich größer. Und vor allem viel schwerer wieder zu beseitigen.

Deshalb brauchst du eine Planungsroutine, die du immer durchhalten kannst. Jeden Tag. Auch wenn du plötzlich morgens die Welt vor einem Asteoriden retten, nachmittags einen Konzern übernehmen und abends 100 Gäste bekochen sollst. Oder wenn du deine Familie, deinen Job, deine Hobbys, Ehrenämter und die Gesundheit unter einen Hut bekommen musst. Ist etwa dasselbe Stresslevel.

Planungsroutine heißt dabei übrigens: Eine Abfolge von Aktionen, die du jeden Tag erledigst, um abends in Ruhe schlafen und am nächsten Morgen stressfrei und mit einem konkreten Plan in den Tag starten zu können.

Wie genau diese Planungsroutine aussieht, ist bei jedem anders. Das darfst du dir ganz individuell zusammenstellen. Wenn du neugierig auf meine bist, schau dir mal den Blogpost zur Tagesplanung an oder hör in die Podcastfolge rein.

Wichtig ist: Eine Planungsroutine muss nicht Stunden lauern. 5 Minuten jeden Abend können super effektiv sein. Wenn du sie richtig nutzt und vor allem: Wenn du sie jeden Abend nutzt.

Und damit du das in Zukunft besser durchhältst, kommen hier meine besten Tipps fürs Dranbleiben:

Minimum definieren

Bevor du deine optimale Planungsroutine definierst, leg erstmal fest, wie die schlechteste Version davon aussehen würde. Ist übrigens ein Tipp, der für alle anderen Gewohnheiten auch gilt. Wenn nichts klappt und dir jeder den ganzen Tag Steine in den Weg legt, sind die Motivationsspeicher abends leer. Wenn du dann nur einen Plan für die perfekte Gewohnheit hast, ist die Gefahr groß, dass du gar nichts mehr machst. Weil du dich zu perfekt einfach nicht mehr aufraffen kannst.

Für solche Tage brauchst du eine Minimal-Routine. Was musst du am Abend also wenigstens tun, um ruhiger schlafen und am nächsten Morgen zumindest die erste Stunde gut zu bewältigen? In meinem Fall bedeutet das: Ich schaue mir im Kalender die Termine für den nächsten Tag an und in meiner ToDo-App die Aufgaben, die ich für den nächsten Tag terminiert habe. Ich verschaffe mir also einen Überblick und das reicht, um nicht grübelnd und mit einem Wirbelsturm an „Das darf ich nicht vergessen“-Gedanken im Bett wach zu liegen. Die konkrete Tagesplanung im Bullet Journal mache ich dann im Zweifel am nächsten Morgen.

Also, mach jetzt gern eine kurze Pause und überleg dir, wie deine Minimal-Planungsroutine aussieht. Sie muss kurz genug und leicht genug sein, dass du sie auch an richtig miesen Tagen, wenn du krank bist oder Liebeskummer hast, noch durchziehen kannst.

Leg also den Anfangsenthusiasmus kurz beiseite. Den kannst du wieder rausholen, wenn du später deine Optimal-Routine entwickelst.

Gewohnheitskopplung

Manchmal bist du aber gar nicht überfordert oder unmotiviert. Manchmal vergisst du einfach, dass du ja ab sofort eine Planungsroutine etablieren wolltest. Weil es völlig neu und ungewohnt ist. Damit sich das verselbstständigt und du automatisch daran denkst, musst du dich ein paar Wochen und Monate aktiv daran erinnern.

Das kannst du machen, in dem du dir einen Handy-Wecker stellst. Das ist meine bevorzugte Taktik, wenn ich eine neue Gewohnheit etablieren will. Wichtig: Gib dem Wecker einen sprechenden Namen! Wenn dein Handy um 18 Uhr plötzlich losgeht, solltest du mit einem Blick auf das Display erkennen, warum es dich gerade so erschreckt hat. Nenn den Wecker also „Tagesplanung“ oder „Planungsroutine“ oder so.

Das Problem: Wecker funktionieren nur, wenn du die Planung jeden Tag zur selben Zeit angehen kannst. Für viele Menschen klappt das aber nicht.

Und da kommt die Gewohnheitskopplung ins Spiel. Du kannst deine Planung auch an eine Gewohnheit knüpfen, die du bereits automatisiert hast. Zum Beispiel jeden Abend nach dem Zähneputzen. Oder jeden Tag, unmittelbar bevor du den Rechner runterfährst.

Such dir eine Gewohnheit, die du täglich – das ist wichtig! – und ungefähr zu der Zeit ausführst, zu der du in Zukunft auch planen willst. Ich empfehle abends. Du kannst aber gern auch mal testen, wie es dir gefällt, deinen Tag erst morgens zu planen.

Genuss-Ritual

Damit du dranbleibst, musst du eine Gewohnheit mit positiven Gefühlen verbinden. Sie muss dir Spaß machen oder dir gut tun. Deshalb überleg dir, wie du deine Planungsroutine zu einem täglichen Genuss-Moment für dich selbst machen kannst.

Ich mache dafür immer ein Ambience-Video mit eher kitschigen Bildern und beruhigender, fast schon einschläfernder Musik an. Tipp: Such auf Youtube nach Enchanted-Forest-Ambience-Videos! Ich hab dazu auch eine Playlist zusammengestellt. Dazu zünde ich mir in der Regel eine Duftkerze an und hänge mein Bitte-nicht-stören-Schild an die Arbeitszimmer-Tür.

Finde heraus, wie du die Planung für dich zu einem Genussmoment oder einer Auszeit machen kannst. Und dann bau daraus ein Ritual, das du jeden Tag ausführst – und auf das du dich freust.

Wenn-Dann-Pläne

Aber was machst du jetzt, wenn du dann doch mal wieder aus der Routine gefallen bist? Du warst vielleicht viel unterwegs oder länger krank oder im Urlaub…. Und jetzt geht der Alltag wieder los und dein Gehirn ist entweder nur noch weißes Rauschen oder die reine Apokalypse.

Für solche Momente gibt es Wenn-Dann-Pläne. Ich liebe sie, halte mich allerdings nie dran oder vergesse, dass ich sie habe. Das liegt aber vor allem daran, dass ich für alles Mögliche Wenn-Dann-Pläne habe. Viel zu viele, um sie mir zu merken. Deshalb ist keiner davon richtig in meinem Gedächtnis abgespeichert und folglich im Fall der Fälle auch nicht abrufbar.

Aber das ist eine persönliche Macke und du solltest Wenn-Dann-Plänen auf jeden Fall eine Chance geben, bevor du sie verwirfst. Wenn-Dann-Pläne entwickelst du in aller Ruhe, also NICHT mitten in der Krise. In ruhigen Zeiten gehst du sie im Kopf aber immer wieder durch – damit du sie dann abrufen kannst, wenn die Krise eintritt. (Genau an diesem Schritt scheitere ich.)

Angewandt auf die Situation mit der Planungsroutine, entwickelst du also einen Plan für den Fall, dass du aus der Routine gefallen bist. Was kannst du dann tun, um gut wieder Fuß zu fassen, ohne dich selbst zu überfordern?

Auch hier gilt: Die Antwort ist ganz individuell. Mein Automatismus nach so einem Fall ist zum Beispiel: Ich mache als erstes einen Aufgaben-Brain-Dump. Mein Wenn-Dann-Plan lautet also: Wenn ich meine Planungsroutine länger nicht konsequent eingehalten habe, dann mache ich erstmal einen BrainDump, um alle Aufgaben zu erfassen, die noch irgendwo rumschwirren.

Nimm dir jetzt gern ein paar Minuten, um deinen Wenn-Dann-Plan zu entwickeln. Und schreib ihn dir irgendwo auf, wo du ihn am besten mehrfach am Tag siehst, damit er sich in deinem Gedächtnis verankert.

Aufgaben Brain Dump

So, und zu guter Letzt verrate ich dir jetzt auch noch, was es mit diesem ominösen Aufgaben-Brain-Dump auf sich hat. Brain Dump heißt wörtlich übersetzt Gehirnmüllhalde – ich schlage also vor, dass wir das nicht ganz wörtlich nehmen 😉. Es geht darum, alles, was in deinem Kopf herumfliegt, einzufangen und auf Papier zu bannen. Dabei sortierst und filterst du nicht. Auf dem Papier herrscht also – wie auf einer Müllhalde – erstmal ziemliches Chaos. Das ist aber in Ordnung. Im ersten Schritt geht es nur darum, deinen Kopf frei zu bekommen und zu gewährleisten, dass keine Aufgabe verloren geht oder vergessen wird.

Ich mache den Brain Dump deshalb auch meistens bei meiner Monatsplanung. Und obwohl ich wirklich ziemlich konsequent bin beim Erfassen neuer Aufgaben, ist es doch immer wieder erstaunlich, wie viel da noch frei in meinem Kopf herumschwirrt.

Setz dich also hin und schreib auf ein Schmierblatt alle Aufgaben auf, die dir einfallen – egal, wie dringend oder wichtig, wie banal oder nebensächlich wie abgefahren oder hahnebüchen die sind. Alles, was du machen musst, machen sollst, machen willst und gern machen würdest, kommt auf den Zettel. Wenn dir nichts mehr einfällt, denk mindestens weitere 10 Minuten nach. In dieser Zeit kommen die längst verschütteten, alten Aufgaben wieder hoch. Notier die ebenfalls.

Anschließend geh alle Zettel, Notizbücher, Blöcke, Apps und digitalen Dokumente durch, in denen du möglicherweise Aufgaben erfasst hast. Übertrag auch die auf deinen Zettel. Am Ende hast du einen zwar chaotischen Zettel, aber eben nur noch EINEN Zettel, auf dem alle Aufgaben notiert sind.

Die überträgst du im nächsten Schritt in dein Planungssystem. Bei mir bedeutet das: Sie landen entweder in den Kontext-Sammellisten oder in der Irgendwann-Liste. Und daraus wiederrum speist sich dann mehr oder weniger automatisch meine Tagesplanung.

Du kannst aber auch einfach den Zettel selbst zur Sammelliste erklären und daraus jeden Tag Aufgaben in deinen Tagesplan übertragen – bis alles erledigt ist.

In jedem Fall hilft der Brain Dump sehr schnell wieder den Überblick zu bekommen und entlastet gleichzeitig dein Gehirn, was den gefühlten Stress sofort reduziert.

So, das waren meine besten Tipps zum Dranbleiben, wenn du dir eine eigene Planungsroutine aufbauen willst. Ich bin aber sicher, dass es noch viele andere Hacks gibt, die helfen. Wenn du also deine Lieblingstipps teilen willst, dann schreib es gern in die Kommentare!