6 Schritte für meine eigene Tagesplanung

Meine eigene Tagesplanung ist reichlich komplex. Deshalb ist sie für die meisten Menschen auch kein Vorbild, das sie nachahmen sollten. Warum ich das dennoch genauso brauche und wie meine komplette Tagesplanung aussieht, erzähle ich dir heute.

Du kannst dir nicht vorstellen, wie sehr ich ins Schleudern komme, wann immer mich jemand nach meiner eigenen Tagesplanung fragt. Und das nicht nur, weil ich meine Planungsroutine permanent anpasse, also verändere. Sondern vor allem, weil meine Tagesplanung so kompliziert ist, dass sie wie Raketenwissenschaft klingt, wenn ich sie jemandem erkläre.

Vorab: Vertrau mir, wenn ich dir sage, dass mich der ganze Prozess am Tag nicht mehr als 15 Minuten kostet! Du wirst das in den kommenden Minuten sicher mehr als einmal bezweifeln, aber es ist alles eine Frage von Ablauforganisation und Routine. Es ist wirklich nicht halb so aufwendig, wie es klingt. Allerdings ist es genauso komplex, wie es sich anhört 😉.

Warum ich mir das trotzdem jeden Tag in genau dieser Art und Weise antue, erfährst du ganz am Ende. Dranbleiben lohnt sich also!

Meine eigene Tagesplanung ist ein Kreis

Damit du verstehst, wie ich meine eigene Tagesplanung angehe, kommt hier die wichtigste Vorab-Info: Meine Tagesplanung ist ein Kreislauf. Sie hat keinen Anfang und kein Ende. Vielmehr sind die einzelnen Schritte wie Dominosteine: Der eine stößt automatisch den anderen an. Bis das aber reibungslos funktioniert, braucht es ein bisschen Tüftelei, viel Ausprobieren und ständiges Anpassen. Und es funktioniert nur, wenn ich mich daranhalte. Jeden Tag. Oder zumindest jeden Arbeitstag. Und ja: Flexibel ist das nicht unbedingt. Das ist ein eindeutiger Nachteil meiner Herangehensweise und der Hauptgrund, warum ich meine eigene Tagesplanung selten vollständig zur Nachahmung empfehle.

Meine Planungsroutine ist für die meisten von euch viel zu kleinteilig und viel zu umständlich. Das hier ist deshalb auch bitte nicht als Anleitung zu verstehen. Ich freue mich, wenn du einzelne Bausteine entdeckst, die du ausprobieren möchtest. Oder Strategien besser verstehst, wenn ich sie dir an meinem Beispiel erkläre. Aber behalt bitte im Hinterkopf, dass das hier meine ganz persönlich, eventuell minimal überzogene Tagesplanung ist. Sie ist keine Blaupause, keine Expertenempfehlung, sondern einfach nur das, was mein Gehirn aktuell braucht, um alle Projekte am Laufen zu halten, alle Deadlines einzuhalten und möglichst trotzdem nicht im Stress zu ertrinken.

Meine eigene Tagesplanung ist hybrid

Meine Tagesplanung wirkt auch deshalb so umständlich, weil ich seit einigen Monaten hybrid plane. Das bedeutet also, ich benutze sowohl das Bullet Journal als auch eine App, um meinem Tag Struktur zu geben. Das wirkt im ersten Moment oft wie doppelte Arbeit. Und wenn du nicht genau definierst, welches Tool wofür da ist, wird es auch tatsächlich unnötig doppelter Aufwand. Bei mir stehen im Bullet Journal und der App zwar dieselben Aufgaben, aber ich habe sie jeweils auf unterschiedliche Art notiert und damit erfüllen beide Tools unterschiedliche Anforderungen.

Meine eigene Tagesplanung in 6 Schritten

Insgesamt besteht meine eigene Tagesplanung, also der Prozess selbst, aus 6 Schritten:

Erster Schritt Sammeln: Alles Neue kommt tagsüber ins Bullet Journal

Eigentlich ist inzwischen TickTick, meine To-Do-App (unbezahlte Werbung), der Dreh- und Angelpunkt meiner Aufgabenplanung. Allerdings bin ich extrem leicht ablenkbar. Die Idee, alle neuen Aufgaben sofort in TickTick einzutragen, habe ich deshalb sehr schnell wieder aufgegeben. Wann immer ich nämlich das Handy in die Hand nahm, um die Aufgabe zu notieren, klickte mein Daumen schneller auch auf andere Apps als mein Gehirn „Nein“ rufen konnte.

Um diese Art Ablenkung zu vermeiden, lautet die Regel, dass alles, was tagsüber an Neuem reinkommt, erstmal unsortiert im Daily im Bullet Journal landet. Wie das Daily, also die Tagesübersicht, aufgebaut ist, erkläre ich dir gleich noch. Jetzt ist erst mal nur wichtig, dass ich das Bullet Journal den ganzen Tag offen neben mir liegen habe und neue Aufgaben, aber auch neue Termine, neue Ideen, Reflexionen, Beobachtungen und Notizen untereinander weg ins Daily schreibe.

Ich mache mir dabei noch keine Gedanken darüber, was damit später passiert. Ich entscheide lediglich, zu welcher Kategorie Einträge es gehört, denn das markiere ich mit einem Symbol vor dem Eintrag. Ein Gedankenstrich markiert eine Notiz, ein Punkt eine Aufgabe, ein Viereck einen Termin und eine Raute eine Beobachtung oder Reflexion. Das ist angelegt ans Rappid Logging aus der Bullet Journal Methode von Ryder Carroll und so ist es abends beim Tagesabschluss einfacher, die einzelnen Dinge zu erfassen und ggf. in TickTick zu übertragen.

Zweiter Schritt: Gesammeltes ins System überführen

Der Tagesabschluss ist bei mir gleichzeitig die Vorbereitung des nächsten Tages. Ich gehe dafür zunächst mein Daily durch und schaue mir die neuen Aufgaben, Termine, Projekte und Ideen an. Neue Termine übertrage ich in meinen Google Kalender, neue Aufgaben in Ticktick, neue Ideen und Projekte auf die Irgendwann-Liste oder gleich auf eine neue Projektseite oder in die Projektliste.

Dabei landen die Aufgaben entweder erstmal nur in der Inbox oder – weit häufiger – direkt in der jeweiligen Sammelliste. Ich führe seit dem Getting-Things-Done-Seminar im Oktober Kontextlisten. Das heißt, ich sammle meine Aufgaben nicht mehr nur auf einer Sammelliste, sondern in aktuell 3: Ich führe eine private, eine Job- und eine Zeitplanerinsammelliste.

Wenn die Aufgaben in der App erfasst sind, ist die für mich absolut wichtigste Aufgabe in meiner eigenen Tagesplanung erledigt: Ich weiß, die Dinge können nicht mehr verloren gehen, ich kann sie nicht mehr vergessen.

Dritter Schritt: Aufgaben terminieren

Ist alles Relevante aus dem aktuellen Daily ins System eingepflegt, ist der Tag abgeschlossen und ich kümmere mich um die Planung des nächsten Tages. Dafür gehe ich erstmal alle Sammellisten einzeln durch und schaue mir die Aufgaben darauf an. Ich entscheide, welche ich am nächsten Tag angehen will und terminiere die, indem ich ihnen eine Fälligkeit, also das Datum von morgen, zuweise.

TickTick hat – wie jede gute To-Do-App – eine eigene Liste für den jeweils aktuellen Tag. Da landen automatisch alle Aufgaben, die für diesen Tag termininert sind. Das ist angenehm, weil du damit automatisch alle Aufgaben für den Tag auf einen Blick sehen kannst. Damit diese Funktion richtig läuft, muss ich aber konsequent sein bei der Terminierung meiner Aufgaben. Normalerweise vergebe ich die Fälligkeit in der großen Wochen-Review am Wochenende. Aber ich gehe die Sammellisten trotzdem jeden Abend kurz durch, um sicherzugehen, dass alle relevanten Aufgaben eine Fälligkeit haben. Auch neu hinzugekommene.

Vierter Schritt Aufwand schätzen

Anschließend sortiere ich die Aufgaben, die ich mir für den nächsten Tag vorgenommen habe, nach geschätztem Aufwand. Dafür habe ich in TickTick Etiketten angelegt. In anderen Apps heißen die Label. Es gibt solche Organisationshelfer aber in den meisten Apps und es lohnt sich, die zu nutzen. Ich habe also ein Set Etiketten für den geschätzten Aufwand. Dabei habe ich fünf Kategorien. Jede Kategorie hat ein Etikett: Bis 5 Minuten, bis 15 Minuten, bis 30 Minuten, bis 60 Minuten, über 60 Minuten.

Jede Aufgabe, die ich mir für morgen vorgenommen habe, bekommt jetzt ein solches Etikett. Das hat für mich zwei große Vorteile: Zum einen muss ich mir dafür kurz bewusst Gedanken darüber machen, wie lange eine Aufgabe wohl dauern wird. Das ist wichtig, weil ich mich in der Regel kolossal verschätze, wenn ich das nach Gefühl mache und mir dann viel mehr vornehme, als rein rechnerisch in den Tag passt. Zum anderen weiß ich, dass ich die Konzentration nicht mehrere Stunden hintereinander aufrecht halten kann. Wenn ich also sehe, dass ich mir für den nächsten Tag nur Aufgaben vorgenommen habe, die 60 Minuten oder länger dauern, werde ich umplanen und ein paar kleinere Aufgaben in meine eigene Tagesplanung aufnehmen, während eine oder zwei der großen auf einen anderen Tag wandern.

Fünfter Schritt: Priorisieren aller Tagesaufgaben

Das ist der Schritt, den ich am ehesten mal ausfallen lasse. Aber da mir das bewusste Priorisieren gerade in vollen Wochen hilft, gehört es immer noch zur Routine, wenn auch nicht ganz so unverrückbar wie die anderen Schritte.

Ist die Aufwandsschätzung also erledigt, priorisiere ich die Aufgaben auf meiner Tagesliste. Auch das passiert in der App. Und auch das passiert mit Etiketten. Ich habe da gleich mehrere Sets an Etiketten – je nachdem, nach welcher Methode ich priorisieren will.

Meistens arbeite ich mit meiner eigenen FEM-Methode. Dafür gibt es also jeweils ein Label „Fokusaufgaben“, „Extraaufgaben“ und „Minis“, die ich jetzt den Aufgaben zuweise, die schon auf meiner Tagesliste stehen.

Wichtig: Diese Priorisierung ist bei mir kein Hinweis auf die Reihenfolge, in der ich die Aufgaben tatsächlich abarbeiten will. Sie dient nur mir persönlich dazu, mir klarzumachen, was mir am nächsten Tag wichtig ist, was mal eben zwischendurch eingeschoben werden kann und was ggf. auch hinten runterfallen kann.

Sechster Schritt: Daily im Bullet Journal

Ist die Priorisierung erledigt, ist meine eigene Tagesplanung in der To-Do-App abgeschlossen. Jetzt lege ich mein Daily im Bullet Journal für den nächsten Tag an. Das bedeutet, ich schreibe den Wochentag und das Datum auf und lege darunter eine Timeline für den nächsten Tag an. Die ist bei mir waagerecht und auf meinem Punktraster-Papier steht jeder zweite Punkt für die nächste volle Stunde. So kann ich aktuell die Zeit von 8 bis 21 Uhr auf der Timeline abbilden.

Unterhalb der Timeline, also unterhalb der jeweiligen Uhrzeit, notiere ich nun erst die Termine des Tages und dazwischen die Aufgaben, die ich mir in TickTick für den Tag eingeplant habe. Das ist der Teil, der für viele nach doppelter Arbeit klingt. Tatsächlich hat die Timeline aber eine andere Funktion als die Prioritätenliste in der App. Denn in der Timeline merke ich jetzt sehr schnell, wenn ich mich verplant habe.

Stell dir vor, ich hab fünf Termine mit jeweils einer Stunde Dauer in der Timeline stehen, dazwischen sind jeweils zwei Stunden Pause, in der Zeit für Aufgaben wäre. Eine halbe Stunde plane ich für die Mittagspause ein, eine weitere halbe Stunde morgens und am Nachmittag für Organisatorisches wie Mails bearbeiten, Arbeitszeiterfassung usw. Damit schmilzt die Zeit für die Aufgaben schon zusammen. Da ich weiß, dass ich nach einem Meeting nicht direkt in eine Aufgabe finde und ich auch Zeit für Unvorhergesehenes einplanen muss, fallen weitere Zeiträume weg.

Mit einer To-Do-Liste erkenne ich das nicht. Mit der Timeline habe ich meine Zeit visualisiert. Ich erkenne also sehr schnell, dass mein Plan aus TickTick für diesen Tag nicht aufgehen kann, wenn ich viele große Aufgaben geplant habe – einfach, weil die Lücken zwischen den Terminen dafür nicht ausreichen.

In der Prioritätenliste in TickTick sah das alles noch vollkommen realistisch aus. Erst durch die Übertragung in die Timeline im Daily im Bullet Journal erkenne ich, ob meine Planung wirklich funktionieren kann oder nicht.

Ist das Mehraufwand? Absolut! Ich bin trotzdem bereit, das auf mich zu nehmen, denn ich finde es viel frustrierender und demotivierender jeden Tag eine perfekte To-Do-Liste zu schreiben und jeden Abend die Hälfte davon weiterschieben zu müssen, weil der Plan nicht aufgegangen ist.

Weiter mit Schritt 1

Ist das erledigt, kann der Tag losgehen. Und ich starte wieder mit Schritt eins meiner eigenen Tagesplanung. Du erinnerst dich? Meine Tagesplanung ist ein Kreis!

Übrigens, Extra-Tipp: Du nimmst dir viel Stress und Frust, wenn du dir klar machst, dass es völlig egal ist, wie professionell und detailliert deine Planung ist. Sie ist dennoch nur ein Näherungswert. Die Realität wird immer ein bisschen anders laufen.

Ich denke in meiner eigenen Tagesplanung wirklich viele Eventualitäten mit, plane Pausen und Puffer mit ein, beachte reale Aufwände und meine persönliche Leistungsfähigkeit und trotzdem gibt es nur sehr, sehr selten Tage, an denen wirklich alles läuft wie geplant. Nur ist das für mich nicht schlimm.

Durch diese sehr engmaschige Planung bleibe ich ruhig, auch wenn alles anders kommt, weil ich weiß, dass ich ein Sicherheitsnetz habe – nämlich eben genau diese komplizierte Tagesplanung. Selbst wenn der Tag heute völlig in die Binsen geht, hat das Chaos keine Chance, weil ich ja spätestens heute Abend wieder rigide alles Neue und Unerwartet in mein System einpflege und es damit so organisiere, dass es – rechtzeitig – zu schaffen ist.

Warum meine eigene Tagesplanung so kompliziert ist

Schön, dass du dich nicht hast entmutigen lassen und bis zu dieser Stelle gekommen bist. Du weißt jetzt, wie meine eigene Tagesplanung im Details aussieht. Und vielleicht hast du allein vom Zuhören Stresspickel bekommen, weil das alles so aufwendig und kompliziert klingt. Aber noch mal zur Erinnerung: Für den gesamten Prozess am Abend, um den alten Tag abzuschließen und den neuen zu planen, brauche ich heute maximal 15 Minuten. Das ist alles eine Frage der Routine.

Du musst dir diese Routine aber gar nicht angewöhnen, denn sehr wahrscheinlich ist meine Planung für dich viel zu viel.

Ich habe mir diese Planungsroutine über die letzten Jahre aufgebaut, indem ich viel ausprobiert und experimentiert habe. Ich suchte nach einem System, dass meine beiden größten Schwächen zumindest ein bisschen ausgleichen kann: die Prokrastination und mein miserables Zeitgefühl.

Weil die Uhr in meinem Gehirn kaputt ist

Ich bin eine Expertin darin, mir meine To-Do-Listen und Tagespläne schön zu rechnen. Ich bastle mir Aufwandsschätzung, die am Ende so aussehen, wie ich sie haben will. Und auf den ersten Blick würdest du nicht mal erkennen, dass sie unrealistisch sind. Weil wir glauben, was wir sehen wollen. Und ich würde mich gern acht Arbeitsstunden am Tag fokussiert, konzentriert und produktiv sehen. Also bastelt mein Gehirn den Plan so, dass er zu meinem Wunsch passt.

Nur leider kann dasselbe Gehirn den Wunschplan am nächsten Tag nicht umsetzen. Aus unterschiedlichen Gründen. Vor allem aber, weil die Schätzung, wie lange eine Aufgabe dauern wird, keine realistische Grundlage hat. Ich kann Zeit nämlich nicht intuitiv schätzen. Ätzende Aufgaben veranschlage ich meist mit viel mehr Zeit als sie tatsächlich brauchen. Schöne Aufgabe, in die ich mich schneller reinfresse als ich gucken kann, unterschätze ich dafür grundsätzlich. Und zwar nicht um 10 Minuten, sondern auch gern mal um 2 Stunden.

Wenn ich mich also auf mein Gefühl verlassen und den Tag intuitiv angehen würde, wäre ich verloren. Und ja, es gibt Menschen, die das können. Die so gut wie nie auch nur eine To-Do-Liste schreiben und trotzdem 30 Projekte gleichzeitig und termingerecht am Laufen halten. Ich bewundere diese Menschen sehr. Aber leider bin ich keiner davon. Ich muss also eine engmaschige Planung mit einer bewussten Aufwandsschätzung für jede einzelne Aufgabe machen und ebenso bewusst Puffer und Pausen aufschreiben, um produktiv durch den Tag zu kommen.

Weil das Anfangen für mich der Endgegner ist

„Ich kann mich nicht aufraffen!“ Ich glaube, dass ist mein meist gebrauchter Jammer-Satz. Wie oft ich den in meinem Leben schon gebraucht habe, kann ich nicht mehr zählen. Schon in der Schule habe ich alles auf den letzten Drücker gemacht. Nicht, weil ich das cool fand, sondern weil ich mich einfach nicht aufraffen konnte, rechtzeitig anzufangen. Ich habe tatsächlich so gut wie nie eine Deadline verpasst, aber ich habe immer nur gerade so rechtzeitig angefangen, dass in allerletzter Sekunde alles fertig war. Und wehe, wenn dann der Drucker oder das Internet gestreikt haben! Du kannst dir vielleicht vorstellen, wie viel Stress und Frust eine solche Arbeitsweise hervor ruft.

Um diese Stressfalle zu vermeiden und nicht wieder ein Burnout zu riskierenn, habe ich entschieden, sehr weit im Voraus und sehr detailreich und engmaschig zu planen. Lustaufgaben wie in der FEM-Methode, Fake-Deadlines und erlaubte Aufschiebe-Puffer helfen mir, diese Schwäche in den Griff zu bekommen.