Ich will ein besseres Zeitmanagement, aber wie fange ich an?

Du bist gestresst, hast nie Zeit für dich und überhaupt keinen Überblick darüber, was du eigentlich erledigen müsstest. Und zu entscheiden, was jetzt gerade wirklich wichtig ist, fällt dir wahnsinnig schwer. Das soll sich endlich ändern. Du googelst „Zeitmanagement“, aber jetzt hast du so viele Ergebnisse, dass du schon wieder überfordert bist. Wo anfangen? Hier kommt der ultimative Anfänger-Guide: Für den Einstieg ins Zeit- und Selbstmanagement starte mit diesen Schritten und Methoden. starte mit diesen einfachen Schritten und Methoden.

Vor einiger Zeit bekam ich eine E-Mail von Miriam. Sie schrieb: „Ich bin quasi komplette Anfängerin. Ja, ich habe schon mal von der Pomodoro gehört und Pareto ist auch mal an mir vorbeigezogen und hat gewunken. Ich würde sagen: ich würde gerne meine Zeit gut managen, versuche es immer wieder und stelle jetzt ehrlich fest: ich bin da talentfrei. Und deswegen möchte ich es quasi von der Pike auf lernen. Ich möchte anfangen. Für mich stellt sich die Frage: Woher weiß ich, mit welchem Unterbereich von Zeitmanagement ich mich besonders schwertue? Welche Unterbereiche gibt es? Gibt es eine Art Fragebogen, mit dem ich meinen Lernbedarf ermitteln kann? Wie fange ich an? Was ist die beste Technik, um einen Einstieg zu schaffen? Wie lange probiere ich sie aus, bis ich einen weiteren Aspekt hinzunehme?“

Wenn es dir auch so geht wie Miriam, dann ist der folgende Beitrag für dich, denn das hier ist der ultimative Anfänger-Guide für deinen Einstieg ins Zeit- und Selbstmanagement.

Ich bin übrigens wahnsinnig beeindruckt davon, wie strukturiert Miriam an die ganze Sache herangeht. Als ich an ihrer Stelle war und den Einstieg ins Zeitmanagement gesucht habe, ging das wesentlich chaotischer zu :-D. Ich habe damals zunächst nur To-Do-Listen geschrieben. Mein Problem war, dass ich zwischen zu vielen Jobs und Projekten den Überblick verloren und ständig (beinahe) wichtige Termine und Deadlines vergessen habe. Da schienen To-Do-Listen erstmal die Lösung zu sein. Dass Zeit- und Selbstmanagement viel mehr kann, ist mir erst viel, viel später aufgegangen.

Was ist dein größtes Zeitmanagement-Problem?

Wie man am besten anfängt, ist tatsächlich eine Frage des Kernproblems. Du musst herausfinden, wo für dich der größte Stress liegt. In den allermeisten Fällen ist das einer dieser Bereiche:

• Du verlierst den Überblick über Termine und Aufgaben, weil zu viel los ist und du Dinge entweder gar nicht oder an 300 unterschiedlichen Orten aufschreibst.
• Du bist regelmäßig im Stress, weil du prokrastinierst, bis du keine Wahl mehr hast und Aufgaben dann in sauanstrengenden Über-Nacht-Aktionen gerade noch rechtzeitig fertigkriegst.
• Du fühlst dich für alles und jeden verantwortlich – und alles und jeder nutzen das auch weidlich aus. Deshalb bist du ständig beschäftigt, hast aber nie Zeit für dich und fühlst dich ausgebrannt.
• Du bist zwar rund um die Uhr beschäftigt, schaffst aber irgendwie trotzdem nichts (oder zumindest nicht das Richtige). Du hast also ein Problem Prioritäten zu setzen und/oder die konsequent abzuarbeiten.

Für jedes dieser Probleme gibt es eigene Methoden und Tools. Wenn du da in die Tiefe gehen willst, schau auf dem Zeitplanerin-Blog vorbei und nutz dort die Suchfunktion und die Kategorien oder wirf – für einen ersten, schnellen Überblick – einen Blick ins Zeitmanagement-Wiki.

Einstieg ins Zeitmanagement: Das sind die Basics

Wenn du aber wirklich noch ganz am Anfang stehst, empfehle ich dir, erstmal mit den Basics anzufangen. Schau oder hör dir die folgenden drei Beiträge zum Einstieg ins Zeitmanagement an (die übrigens auch Miriam besonders hilfreich fand).

• Die drei 3 Prinzipien für ein perfektes Zeitmanagement
• Die 5 Schritte zum optimalen Zeitmanagement
• Welcher Zeitmanagement-Typ bist du

Die zwei allerwichtigsten Prinzipien, die du unbedingt verinnerlichen solltest, bevor du weitermachst lauten: Schreib alles auf. Immer und sofort! Und sammel alles an einem Ort – oder zumindest an so wenig unterschiedlichen Orten wie möglich.

Damit hast du eine Grundlage gelegt und weißt jetzt, worum es geht und welche Kernbereiche von Zeit- und Selbstmanagement ich am wichtigsten finde. Und damit du mit deinem eigenen Zeitmanagement loslegen kannst, verrate ich dir jetzt auch noch die wichtigsten Basic-Tools. Für den Einstieg ins Zeitmanagement brauchst du nämlich keine komplizierten Methoden und drölfzig digitale oder analoge Helfer. Du brauchst:

• einen Kalender
• eine Aufgaben-Sammelliste
• eine Tages-To-Do-Liste
• Regelmäßige Reflexion
• Pomodoro
• Ggf. Konzentrationshelfer

Einstieg ins Zeitmanagement: Du brauchst nur diese 5 (+1) Tools

Und jetzt erkläre ich dir noch, wie du damit optimal arbeitest und schon kannst du loslegen. Übrigens, lass mich doch mal wissen, wie dir der Einstieg ins Selbst- und Zeitmanagement gelungen ist. Ich freue mich immer wie ein Schnitzel, wenn ich mitbekomme, dass Hörer oder Leser vom Zeitplanerin-Blog oder-Podcast wirklich von meinen Tipps profitieren. Du kannst mir einfach unten einen Kommentar hinterlassen, mir eine Mail schreiben oder dich auf Instagram melden!

Kalender für deine Termine

Klingt banal, ist aber die Grundlage für dein Zeitmanagement: Du brauchst einen Kalender, in dem du deine Termine notierst. Ich empfehle dir einen digitalen Kalender zu nutzen, den du sowohl auf dem Handy als auch im Browser verwenden kannst. Gegenüber einem Papierkalender hat der eine Menge Vorteile:

• Du kannst ihn mit anderen teilen.
• Du kannst Termine leichter verschieben.
• Du kannst Wegbeschreibungen, Zusatzinfos, Links zum Termin hinzufügen.
• Du kannst unendlich weit in die Zukunft planen.
• Du hast ihn immer dabei.
• Er nimmt keinen Platz weg.
• Du kannst mit Color Coding und Kategorien mehr Übersichtlichkeit in deine Terminplanung bringen…

Gewöhn dir an, jeden Termin sofort einzutragen. Kein „Das merke ich mir!“ mehr. Das geht über kurz oder lang schief. Ab sofort heißt die Regel: Termine kommen in den Kalender. Immer. Sofort. Ohne Ausnahme. Wenn du dich daran gewöhnt hast, wird das eine riesige Erleichterung sein. Erstens musst du nicht jedes Mal überlegen, wo du den Termin notieren sollst und zweitens kann dein Gehirn entspannen, wenn es weiß, dass du automatisch jeden neuen Termin notierst und so keinen mehr vergessen kannst.

Aufgaben-Sammelliste für den Überblick

Ein bisschen komplexer ist die Organisation deiner Aufgaben. Aber auch hier gilt im ersten Schritt: Schreib alle auf und zwar möglichst immer am selben Ort. Dafür gibt es die Aufgaben-Sammelliste. Ich schreibe jeden Monat eine neue Sammelliste. Darauf kommen alle Aufgaben, die im Laufe des Monats bei mir landen. Und zwar ohne Wertung. Ich sortiere die Aufgaben nicht, ich priorisiere nicht. Die Liste dient nur dazu,

1. Den Überblick über alle noch offenen Aufgaben zu behalten
2. Das Hirn zu entlasten, in dem sich Aufgaben nicht merken muss, bis du sie endlich bearbeitest

Du kannst deine Sammelliste theoretisch auch als unendliche Dauerliste führen. Vor allem, wenn du die Liste digital abbildest und jede Aufgabe, die du erledigst, automatisch gelöscht wird, funktioniert das gut. Wenn du – wie ich – analog in einem Notizbuch arbeitest, ist es aber eher unpraktisch. Mit der Zeit wird deine Liste nämlich so lang, dass du leicht den Überblick verlierst und das willst du ja gerade verhindern.

Mit ein paar Tricks kannst du die Liste noch hilfreicher machen:

1. Schreib bei Aufgaben, die eine Deadline haben, das entsprechende Datum links an den Rand vor die Aufgabe. So siehst du auf einen Blick, was akut ist und musst nicht mehr auf den letzten Drücker arbeiten, weil du es vergessen hast.
2. Nutz Color Coding für mehr Übersichtlichkeit: Markier zum Beispiel private Aufgaben mit einer Farbe, berufliche mit einer anderen usw.
3. Schreib rechts neben jede Aufgabe, wie lange du für diese Aufgabe brauchen wirst. Das erleichtert dir später die Tagesplanung, weil du schneller siehst, für welche Aufgaben du überhaupt noch Zeit hast. Aber Achtung: Schätz möglichst realistisch und überprüfe immer wieder, ob deine Schätzungen stimmen, damit du sie ggf. anpassen kannst.

Tages-To-Do-Liste für Prioritäten und die konkrete Planung

Von der Sammelliste wandern deine Aufgaben auf die Tages-To-Do-Liste. Das mag im ersten Moment nach doppelter Arbeit klingen. Aber diese To-Do-Liste hat eine ganz andere Aufgabe als die Sammelliste. Mit der Sammelliste behältst du den Überblick, mit der täglichen To-Do-Liste legst du deine Prioritäten fest und sorgst für Fokus.

Es gibt zahlreiche Methoden, Prio-Listen zu schreiben. Ich empfehle dir für den Einstieg meine FEM-Methode, die 1-3-5-Methode, die Ivy-Lee-Methode oder das Timeboxing. Vor allem Letzteres ist extrem hilfreich, wenn du dazu neigst, dir deine Tage doppelt und dreifach zu verplanen. Beim Timeboxing trägst du die Aufgaben in den Kalender oder eine Zeitleiste ein und blockst dabei für jede Aufgabe die Zeit, die du dafür schätzungsweise benötigst. So siehst du direkt, wenn dir die Stunden ausgehen und kannst dich nicht überplanen – jedenfalls nicht, wenn du bei deiner Aufwandsschätzung ehrlich bleibst.

Egal, welche Methode du wählst, die Tages-To-Do-Liste sollte immer folgende Anforderungen erfüllen:

1. Du definierst damit die wichtigsten Aufgaben, die heute erledigt werden sollen.
2. Du sorgst dafür, dass du genug Puffer für Unvorhergesehenes hast, indem du nur so viele Aufgaben aufschreibst, dass mindestens ¼ deiner Arbeitszeit unverplant bleibt.
3. Du sorgst dafür, dass genug Zeit für Pausen bleibt, die dein Gehirn braucht, um produktiv zu arbeiten.

Regelmäßige Reflexion, um dein Zeitmanagement zu optimieren

Manche Methoden werden für dich besser funktionieren, andere schlechter. Um dein Zeitmanagement optimal auf dich und deine Bedürfnisse abzustimmen, brauchst du zwei Dinge:

1. Zeit und Geduld, denn es wird ein paar Wochen oder Monate Trial and Error brauchen, um die optimalen Werkzeuge für dich zu finden und zu etablieren.
2. Eine regelmäßige Reflexion – ich empfehle die täglich oder wöchentlich zu machen. Das dauert nicht lang. Geh einfach deine Planung durch, schau, wo etwas nicht so gelaufen ist, wie du es dir vorgestellt hast und finde heraus, woran das lag. Wenn du das weißt, kannst du deine Planung anpassen und optimieren.

Pomodoro für mehr Produktivität

Deine Planung ist jetzt abgeschlossen und läuft. Nur nützen dir die besten Pläne nichts, wenn du keinen davon umsetzt. Wenn dir das Anfangen schwer fällt oder du dich leicht ablenken lässt, wenn du Dinge gern aufschiebst oder alle Pausen vergisst, wenn du erst im Flow bist, schau dir unbedingt die Pomodoro-Technik an.

Sie ist schnell erklärt:

1. Setz dir ein Ziel. Leg also fest, welche Aufgabe du erledigen willst.
2. Stell dir einen Timer auf 25 Minuten (oder nutz die unfassbar tollen und unendlich zahlreichen Pomodoro-Timer, die es auf Youtube gibt).
3. Schalte alle Ablenkungen aus (Handy in den Flugmodus, Mailpostfach und Browser schließen, Bürotür schließen).
4. Arbeite konzentriert an der Aufgabe, bis der Timer bimmelt.
5. Mach 5 Minuten Pause (weg von der Arbeit, Timer stellen).
6. Fang wieder von vorn an mit 25 Minuten arbeiten, 5 Minuten Pause.
7. Nach der vierten Arbeitseinheit machst du eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten.

Wenn du das wirklich durchziehst, wirst du erstaunt sein, wie unfassbar produktiv du sein kannst. Gleichzeitig weißt du, dass du dich nach 25 Minuten wieder ablenken darfst – damit ist auch der innere Schweinehund stiller, der dich sonst immer in die Prokrastination treibt. Und die regelmäßigen Mini-Pausen, die dein Gehirn braucht, um die Leistungsfähigkeit hoch zu halten, bekommst du mit Pomodoro ganz automatisch.

Konzentrationshelfer für mehr Fokus

Extratipp für alle, die ein Affenhirn haben wie ich und sich deshalb selbst ohne jeden äußeren Reiz ablenken lassen: Nutz akustische Helfer. Auch hier ist Youtube dein bester Freund. Such nach „Ambience Video“, „Focusmusic“ oder Binaural Beats“, „ASMR“ oder „White Noise“ und teste einfach mal aus, was davon dein Gehirn genug beschäftigt, dass du konzentriert arbeiten kannst, ohne dass dich die Videos selbst ablenken. Du kannst dir dazu auch gern meine Playlists für dein Einstieg ansehen. Die findest du, wenn du oben auf die Links zu den einzelnen Video-Kategorien klickst.

Jetzt hast du dein erstes Set an Methoden und Tool zusammen, um den Einstieg ins Selbst- und Zeitmanagement zu finden. Und jetzt gilt: testen, testen, testen. Bau jeweils eine eine Methode in deinen Alltag ein und bleib mindestens eine Woche dabei. Wenn sie taugt, behalt sie bei und nimm eine weitere dazu, wenn nötig. Und so gehst du weiter, bis du deinen persönlichen Werkzeugkasten zusammenhast, um deine Tage optimal zu organisieren.

Extra-Tipp für den Einstieg ins Zeitmanagement: Etablier eine Planungsroutine

Extra-Tipp: Bau dir eine Planungsroutine auf. Ich mache das immer abends. Dann gehe ich kurz den vergangenen Tag durch, schaue, was gut gelaufen ist und was nicht so. Bei Dingen, die ich nicht geschafft hat, schaue ich mir an, woran das lag und übertrage sie – entweder auf die Tagesliste für den nächsten Tag oder zurück auf die Sammelliste, wenn sie da noch nicht stehen und ich sie erst später wieder aufgreifen will. Anschließend plane ich den kommenden Tag schriftlich, indem ich die Termine aus dem Kalender in mein Notizbuch übertrage und dann die Tagesaufgaben plane, also Prioritäten, Puffer und Pausen eintrage.

Ich nutze für meine Planung ein Notizbuch und führe das nach der Bullet-Journal-Methode, aber das ist nur das Vehikel (für mich das beste, aber beileibe nicht das einzig mögliche). Organisation klappt auch mit Bullet Journal nur, wenn du die richtigen Werkzeuge für dich gefunden hast, die du dann im BuJo (oder eben auch digital) abbildest und zusammenfasst.

Ich hoffe, mit diesen Tipps fällt dir der Einstieg ins Zeitmanagement leichter. Ich freue mich, wenn du mir erzählst, wie es dir ergeht. Und meld dich gern auch, wenn du einen persönlichen Tipp brauchst, so wie Miriam. Sie hat am Ende übrigens noch geschrieben: „Danke an dieser Stelle für all die Infos und für den sehr ehrlichen, persönlichen Stil, den ich mag! Mir hat alles, was ich bis jetzt von Dir gehört habe, sehr gut gefallen und viel geholfen. Obwohl es so pragmatisch-praktische Themen sind, steckt dahinter so viel Tiefe über das menschliche Da-Sein, das verblüfft mich immer wieder. Danke dafür! Ich werd mich weiter durch die Podcastfolgen hören. :-)“ Und das ist mit Abstand das schönste Kompliment, das ich mir vorstellen kann. Liebe Miriam, danke dafür und viel Erfolg beim Aufbau deines eigenen, optimalen Zeit- und Selbstmanagements!