Wichtigste Regel: Schreib alles auf!

Wenn du nur eine einzige Regel befolgen willst, um dein Zeitmanagement zu verbessern, dann ist es diese: Schreib alles auf! Immer. Und möglichst sofort. Was das bringt und wie es geht, liest du hier.

Kennst du das: Du hast eine Idee im Kopf. Du spürst genau, die könnte brillant sein. Aber dein Hirn kriegt die einzelnen Stränge nicht richtig zu fassen. Es ist wie glitschige Algen zu einem schönen Zopf flechten zu wollen. Während du selbst im Wildwasser strampelst. Irgendwie flutscht die eine Alge, die du gerade brauchst, immer wieder weg.

Ich hatte dieses Problem mit diesem Blogpost. Ich wusste, ich will mit dir darüber reden, dass dein perfektes Zeitmanagement weniger eine Sache vieler ausgeklügelter Tools ist. Sondern eine Sache des Mindsets – und einer einzigen Gewohnheit. Und vor allem von dieser Gewohnheit wollte ich dir erzählen. Aber ich habe die Struktur und die Worte nicht richtig zu fassen bekommen. Ich stand mitten im Wildwasser und versuchte die Algen aka Wörter und Gedanken zu fassen zu kriegen.

Erst als ich anfing, aufzuschreiben, was ich dir sagen will, beruhigte sich das Wasser plötzlich. Ich tippte völlig unstrukturiert Notizen aufs Blatt. Ohne Struktur. Aber die Worte, die durch das Wildwasser in meinem Hirn getanzt waren, ließen sich plötzlich gelassen am Ufer nieder und die Gedanken-Algen schwebten ruhig an die Wasseroberfläche. Und plötzlich konnte ich aus dem Fluss klettern, mich auf dem kleinen Hügel in der Sonne niederlassen, das Bild von oben betrachten und in aller Ruhe überlegen, wie ich es zusammensetzen will.

Zeitmanagement-Gewohnheit Nummer 1: Schreib alles auf! Immer!

Und deshalb ist AUFSCHREIBEN die eine Gewohnheit, die du brauchst, um dein Zeit- und Selbstmanagement wirklich in den Griff zu bekommen. Ich kann dir 200 andere Tools verraten. Aber selbst wenn du alle konsequent umsetzt, wird dein Zeitmanagement weiter ein Chaos bleiben. Wenn du dir nicht angewöhnst, die Dinge aufzuschreiben.

• Ideen: Schreib sie auf!
• Aufgaben: Schreib sie auf!
• Termine: Schreib sie auf!
• Ergebnisse von Sitzungen und Gesprächen: Schreib sie auf!
• Wünsche und Sehnsüchte: Schreib sie auf!…

Wenn du die Dinge aufschreibst – und zwar am besten sofort – entlastest du dein Gehirn. Es muss sich (und dich) nicht mehr ständig erinnern. Du kannst nichts mehr vergessen. Du kannst dich besser konzentrieren. Du kannst die Dinge jederzeit wieder finden. Du kannst klar erkennen, was wann wie viel Aufwand kosten wird. Und du kannst durchs simple Aufschreiben scheinbar unüberwindlichen, chaotischen Projekten die Luft ablassen, bis du sie klar (und in der Regel deutlich weniger Furcht einflößend oder verwirrend) wahrnehmen kannst.

Deshalb: Bevor wir beide über irgendein anderes Zeitmanagement-Tool reden, gewöhn dir an, immer ein leeres Blatt neben dir zu haben (oder eine Notiz-App geöffnet) und schreib dir alle Dinge, die dein Gehirn ablenken, auf. Sofort. Immer.

Was du am Ende des Tages mit diesen Notizen machst, ist eine andere Frage. Du kannst sie am Abend in deine To-Do-Liste (die Sammelliste oder die für den nächsten Tag) übernehmen. Oder du kannst sie auf eine Irgendwannliste oder Ideen-Liste schreiben. Du kannst das Blatt, wie es ist, einfach mit Datum versehen und irgendwo aufbewahren. Oder du entscheidest, dass alles doch unwichtig ist und wirfst es weg. Aber während des Tages hilft das Aufschreiben, deinen Kopf zu entlasten. Es macht dich fokussierter, entspannter und damit produktiver.

Wenn du also dein Zeitmanagement optimieren willst, fang mit dieser Gewohnheit an!

Der Rest ist extrem individuell

Und wenn du dann weitergehen willst, dann mach doch mal den Test und finde heraus, welcher Zeitmanagement-Typ du bist:

„Schreib alles auf!“ ist nämlich einer von ganz wenigen universellen Zeitmanagement-Tipps. Fast alles, was danach kommt, braucht einen individuellen Blick. Denn du willst ja nicht nur besser planen, mehr Zeit für die tollen Dinge gewinnen und produktiver werden. Du willst dabei ja hoffentlich auch Spaß haben. Sonst bleibst du nämlich nicht dran. Aber da jeder von uns an anderen Dingen Spaß hat, brauchen wir auch alle andere Tools und Methoden, um das Planen zu genießen.