Darum fällt es dir so schwer, Prioritäten zu setzen

Wenn du die Kontrolle über deine Zeit behalten willst, musst du Prioritäten setzen. Doch vielen Menschen fällt das schwer. Wir schauen uns heute mal an, woran es liegen kann, wenn du keine Prioritäten setzen kannst.

Vor kurzem habe ich eine E-Mail von einer Hörerin bekommen, die erzählt hat, dass mein Podcast sie schon über große Hürden gebracht, ihr Motivation und Inspiration geboten hat. Ich habe mich darüber so unheimlich gefreut. Und dann kam da noch dieser eine Satz, der mich seither nicht loslässt: Sie hoffe, dass sie jetzt auch die Sache mit den Prioritäten noch in den Griff bekomme.

Warum haben so viele von uns Schwierigkeiten, die zahllosen Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste angemessen zu sortieren?

Mangelndes Bewusstsein für Prioritäten

Ich glaube, der Hauptgrund ist mangelndes Bewusstsein. Wie oft schreibst du deine To-Do-Liste für den nächsten Tag und überlegst genau, warum du eine Aufgabe aufschreibst? Nicht sehr oft, wette ich.

Normalerweise ballern wir alles, was halt gemacht werden muss auf die Liste. Im schlimmsten Fall auch noch, ohne zu überprüfen, ob das alles überhaupt – zumindest theoretisch – an einem Tag zu schaffen ist.

Genau das bedeutet aber „Prioritäten setzen“ – genau zu wissen, warum ich etwas zu diesem Zeitpunkt erledige. Das Warum hinter jeder Aufgabe zu ergründen, hilft dir zu entscheiden, wie wichtig oder dringend sie für dich ist. Und das bringt mich zum zweiten Grund, aus dem sich viele Menschen so schwer tun, Prioritäten zu setzen.

Unklare Prioritäten von außen

Setzt du deine Prioritäten wirklich selbst? Oder ist es nicht in Wirklichkeit so, dass dein Chef oder deine Chefin dir Aufgabe um Aufgabe auf den Tisch wirft – und von allem behauptet, es hätte Priorität? Und in deiner Freizeit? Entscheidest wirklich du, wann du was machen willst? Oder verplant eigentlich deine Familie deine Zeit, weil die Kinder deinen Fahrdienst brauchen und außer dir keiner kocht, putzt, wäscht oder den Urlaub plant?

Viele Menschen haben ein Problem, Prioritäten zu setzen, weil sie es nie gelernt haben. Und kommt dann noch die Unfähigkeit dazu, Nein zu sagen, hast du gar keine Chance mehr, Prioritäten zu setzen. Das mache dann andere für dich.

Ohne Ziele kannst du keine Prioritäten setzen

Wer sein ganzes Leben lang fremdbestimmt war, hat oft auch Probleme, eigene Ziele zu formulieren. Ohne konkrete Ziele kannst du aber auch nicht entscheiden, welche Aufgaben, Termine, Projekte und Ideen am wichtigsten sind.

Das ist wie beim Auto fahren: Wenn du nicht weißt, wo du hinwillst, kannst auch schwer entscheiden, ob du jetzt lieber rechts oder links abbiegen sollst.

Wenn du also immer wieder Schwierigkeiten hast, Aufgaben zu priorisieren, überleg mal, ob du wirklich weißt, wofür du das machst? In welche Richtung willst du dein Leben lenken?

Überforderung, Perfektionismus und Angst vor Fehlern

Kennst du den Spruch „Wer nichts macht, macht auch keine Fehler?“ Da ist was Wahres dran und manchmal kann die Angst, etwas falsch zu machen, dich so lähmen, dass du gar nichts anfängst. Oder sie hat dich so fest im Griff, dass du alles gleichzeitig erledigen willst. Das Ergebnis ist in beiden Fällen dasselbe: Du hast das Gefühl, alles ist wichtig und vor lauter Angst, dich falsch zu entscheiden, traust du dich nicht, einer Aufgabe den Vorrang zu geben, also Prioritäten zu setzen.

Das gleiche Phänomen tritt auf, wenn du zu viele Aufgaben auf dem Tisch hast. Vor allem, wenn die alle eine nahe Deadline haben. Das Wissen, dass irgendwas auf der Strecke bleiben muss, weil es einfach nicht alles rechtzeitig zu schaffen ist, setzt dich so unter Druck, dass du dich nicht mehr entscheiden kannst, womit du anfängst. Jede Entscheidung für eine Aufgabe sorgt für ein schlechtes Gewissen, weil du in der Zeit eine anderen vernachlässigen musst.

Zu viele Unwägbarkeiten

Du schaust morgens auf die To-Do-Liste und weißt noch vor dem ersten Kaffee, dass du am Abend die meisten dieser Dinge, die da stehen, wieder nicht erledigt haben wirst. Einfach weil im Laufe des Tages noch ein halbes Dutzend neue dazu kommen, spontane Brände gelöscht werden und ständige Unterbrechungen eingeplant werden müssen. Kein Wunder, dass du gar nicht erst anfängst, Prioritäten zu setzen, wenn du morgens schon weißt, dass dein Plan ohnehin für die Tonne ist.

Wer seinen Tag kaum selbst kontrollieren kann, sondern ständig reagieren muss, kann im Prinzip nur eine Priorität setzen: überleben! Umso wichtiger ist dann aber, die Rand- und Freizeiten ganz bewusst zu gestalten. Nach deinen eigenen Prioritäten. Und da schließt sich wieder der Kreis.

Falsche Methoden zum Prioritäten setzen

Wenn du dich in den bisher genannten Punkten nicht wiederfindest, aber trotzdem einfach keine Prioritäten setzen kannst, liegt es vielleicht gar nicht an dir. Sondern an den Methoden, mit denen du versuchst, Prioritäten zu setzen.

Bestes Beispiel: Eisenhower-Matrix. Die wird immer noch hoch und runter gelobt als perfektes Tool, Prioritäten zu setzen. Meine Meinung: Wenn du nicht gerade Präsident eines Landes oder Chef eines Unternehmens bist, bringt dir die Eisenhower-Matrix wenig bis gar nichts. Wenn du keine Mitarbeiter hast, an die du Aufgaben delegieren kannst, kannst du ein Viertel der Matrix gar nicht nutzen.

Falsche Kategorien zum Prioritäten setzen

Und auch die Kategorisierung in „wichtig“ und „dringend“, die die Matrix (und übrigens viele andere Methoden) vorgibt, ist bestenfalls schwammig. „Dringend“ ist noch einigermaßen einleuchtend: Alles, was in naher Zukunft Deadline hat, ist dringend und dringende Dinge haben tatsächlich für die meisten von uns automatisch Priorität.

Aber schon hier liegt der Teufel im Detail, denn wenn man mal genauer hinsieht, macht nicht die Dringlichkeit die Aufgabe zur Priorität, sondern die Angst vor negativen Konsequenzen.

Ein Beispiel: Du siehst eine Stellenausschreibung, die perfekt zu dir passt und willst dich bewerben. „Bewerbung schreiben“ steht auf deiner To-Do-Liste. Deine Freundin sieht dieselbe Stelle und will sich ebenfalls bewerben. Du wurdest vor zwei Wochen wegen Insolvenz gekündigt. Deine Freundin hat einen sicheren, gut bezahlten Job, der ihr eigentlich Spaß macht. Dringend ist die Aufgabe „Bewerbungen schreiben“ für euch beide, denn Bewerbungsschluss ist morgen, aber für wen wird diese Aufgabe die höhere Priorität haben? Genau, für dich, weil du bald ohne Job dastehst, wenn du die Bewerbungsfrist verpasst und deine Chance nicht nutzt.

Dringlichkeit ist also schon nur bedingt ein gutes Kriterium für Prioritäten. Wichtigkeit ist noch viel schwammiger. Was bedeutet denn wichtig? Und wichtig für wen? Ist was heute wichtig ist, auch morgen noch wichtig? Und gibt es Abstufungen? Gibt es also wichtiger als wichtig?

Welche Kategorien besser geeignet sind, um Prioritäten zu setzen, besprechen wir nächste Woche. Heute erstmal nur so viel: Wenn du Schwierigkeiten damit hast, schau dir mal an, ob du vielleicht die falschen Kategorien oder die falsche Methode nutzt, wenn es darum geht, deine Prioritäten festzulegen.