Ihr fragt, ich antworte: FAQ VIII
Diese FAQ-Serie gibt es bisher nur im Podcast, aber weil viele von euch sich mit denselben Fragen quälen, gibt es meine Antworten jetzt auch in Ruhe zum Nachlesen. Wenn du also eine Frage zum Zeit- und Selbstmanagement oder dem Bullet Journal hast, findest du in dieser FAQ-Serie Antworten.
Übrigens, um die anderen FAQ-Folgen zu finden, die es in den Blog geschafft haben (bisher noch nicht so viele), benutz einfach unten links die Lupe. Die öffnet die Suchfunktion. Gib FAQ ein und du bekommst eine Liste mit allen Folgen.
Wie viel Plan braucht man bzw. wann ist man überplant?
Puh, das ist eine gute Frage. Grundsätzlich kann ich sagen, dass ich sehr wahrscheinlich maximal überplant bin. Und ich würde nichts daran ändern wollen. Zum einen, weil ich viel ruhiger lebe – und schlafe – wenn ich diese maximale Kontrolle über alles habe. Zum anderen, weil ich einfach Spaß am Planen habe.
Aber da wir alle unterschiedlich ticken, ist die Menge an Listen und Plänen, die ich so schreibe, für viele andere vermutlich ein Orga-Overkill.
Ob du selbst überplant bist, erkennst du vielleicht am ehesten daran, wie sich deine Planung für dich anfühlt. Fühlst du dich eingeengt, eingeschränkt, wie in einem Korsett, das dir den Atem nimmt? Dann ist es sehr wahrscheinlich zu viel.
Deine Planung soll dir drei Dinge verschaffen:
- einen sicheren Überblick über alle anstehenden Verpflichtungen und zwar jederzeit,
- die Freiheit, weitestgehend selbst zu entscheiden, wann du was tust
- genug Zeit und Ruhe für die Dinge, die du liebst und die du brauchst.
Wenn du das mit einer simplen To-Do-Liste und einem Kalender schaffst: super. Dann zwing dich nicht zu mehr Planung, als du brauchst. Wenn du wie ich ein komplexeres System brauchst, um dich ruhig und fokussiert zu fühlen, dann bau dir dein System Stück für Stück auf.
Und dein Bedürfnis nach Struktur ändert sich vielleicht auch mit der Zeit. Es kann also gut sein, dass du heute mit einer einfachen Liste klarkommst, aber nächstes Jahr um diese Zeit mehr Planung brauchst. Sei also aufmerksam und beobachte dich selbst und wenn sich dein System irgendwann nicht mehr gut anfühlt, dann justier es neu!
Ich hab zu viel Papierkram und will den digitalisieren. Wie gehe ich das am besten an?
Was das Digitalisieren der Unterlagen angeht *hüstel* fühle ich mich sehr ertappt 😉. Ich hab da tatsächlich keinen guten Tipp für dich. Auch wenn das vielleicht nicht die beste Antwort in einer Folge mit dem Titel „FAQ“ ist ;-). Aber mir ist das Digitalisieren zu aufwendig, deshalb habe ich irgendwann mal entschieden, dass ich es nicht mache. Jedenfalls nicht rückwirkend.
Was an Papierkram noch da war (zum Beispiel aus dem Studium), bin ich durchgegangen und habe alles aufgehoben, was entweder sentimentalen Wert hatte oder noch gebraucht wurde. Das kam in einen Ordner und der steht in einer Archivbox im Keller. So nimmt er in der Wohnung keinen Platz weg, ist aber greifbar, wenn ich ihn brauche. Alles andere habe ich radikal entsorgt.
Neue Unterlagen digitalisiere ich, aber nur, wenn es unbedingt nötig ist. Wenn irgendwie möglich lasse ich mir Dokumente per Mail schicken statt per Post, damit sie schon digital vorliegen. Was ich nur aufhebe, weil das Finanzamt oder so das vorschreibt, hebe ich in Papierform auf und packe es ebenfalls in die Archivboxen im Keller. Das schaut eh keiner mehr an und wird nach Ablauf der Fristen einfach ungesehen entsorgt.
So bleiben nur einzelne Papiere übrig, die ich digitalisieren muss. Die scanne ich mit meinem ganz normalen (langsamen!) Scanner ein.
Bei Weiterbildungsunterlagen und Büchern, deren Wissen ich behalten will, gehe ich übrigens einen anderen Weg: Ich schreibe mir eine Zusammenfassung (oft als Mindmap pro Kapitel oder per Markieren und Exportieren im eReader). So habe ich das Wichtigste zum Nachlesen, muss mich dafür aber nicht noch mal durch 100e Seiten wühlen…
Was ist eine gute Alternative zur Eisenhower-Matrix?
Alles ist eine gute Alternative zur Eisenhower-Matrix 😉! Nein, im Ernst. Die Eisenhower-Matrix soll dir ja helfen, deine Aufgabe zu priorisieren, also zu entscheiden, welche Aufgabe Vorrang hat und welche du abgeben kannst. Über das Priorisieren habe ich schon viele eigene Podcast-Folgen gemacht. Das würde eine FAQ-Episode ein bisschen sprengen. Auf Spotify habe ich dir auch eine Playlist mit allen Folgen zum Priorisieren zusammengestellt.
Es gibt unzählige Methoden, Aufgaben zu priorisieren. Ich verrate dir mal meine 4 liebsten. Aber das ist sehr, sehr subjektiv. Probier meine Empfehlungen also gern aus, aber wenn die nichts für dich sind, heißt das nicht, dass du ein Defizit hast oder so. Es heißt nur, dass du weiter nach der richtigen Methode für dich suchen muss.
Ich priorisiere meine Aufgaben am liebsten nach folgenden Methoden:
- meine eigene FEM-Methode
- Timeboxing
- Ivy-Lee-Methode
- 1-3-5-Methode
Und so funktionieren diese Methoden:
Die FEM-Methode ist meine eigene Methode, eine To-Do-Liste zu schreiben, dabei Aufgaben zu priorisieren und dafür zu sorgen, die Liste schlank zu halten. Das Kürzel FEM steht für F = Fokusaufgaben, E = Extraaufgaben, M = Miniaufgaben. Minis sind Aufgaben, die wenig Zeit und vor allem kaum Hirnkapazität kosten. Ich beginne damit meinen Arbeitstag. Das kostet keine Überwindung, bringt dich aber in den Arbeitsmodus und sorgt für schnelle Erfolgserlebnisse. Die Fokusaufgaben (maximal 3 – am besten eine pro Lebensbereich, also Beruf, Privat…) sind die Aufgaben, die an diesem Tag unbedingt erledigt werden müssen. Extras sind Lust- oder Belohnungsaufgaben, also Dinge, an denen du wirklich gern arbeiten willst. Sie halten deine Motivation hoch und dich produktiv in Phasen, in denen du dich nicht zur Fokusaufgabe aufraffen kannst.
Beim Timeboxing behandelst du Aufgaben quasi wie Termine und trägst sie genauso in deinen Kalender ein. Dafür planst du zunächst, wie lange du für die einzelnen Aufgaben brauchen wirst. Anschließend trägst du sie mit dieser Dauer als sogenannte Zeitboxen in deinen Kalender ein. Alternativ kannst du eine Zeitleiste im Daily im Bullet Journal anlegen und deine Zeitboxen darauf verteilen (Puffer nicht vergessen!). Durch die Kalender- oder Zeitleistenansicht und die Tatsache, dass du den Aufwand der Aufgaben vorher schätzen musst, verplanst du nur so viel, wie auch in deinen Tag passt. Durch die Reihenfolge deiner Zeitboxen setzt du zusätzlich Prioritäten.
Bei der Ivy-Lee-Methode erstellst du eine To-Do-Liste für den Tag. Dabei suchst du 6 Aufgaben aus, die du dann sortierst. Du schreibst die Aufgaben so untereinander, dass die, die du zuerst bearbeiten willst, ganz oben steht. Beginnt dein Arbeitstag, arbeitest du nach der Ivy-Lee-Methode die erste Aufgabe sofort ab – möglichst ohne Unterbrechungen. Danach kontrollierst du, ob die zweite Aufgabe (die als nächstes an der Reihe wäre) immer noch die nächstwichtigste aller Aufgaben ist. Wenn ja, arbeite diese ab. Wenn nein, sortier deine Liste neu und ergänz ggf. neue Aufgaben, die spontan dazu gekommen sind und eine hohe Priorität haben. Dafür müssen andere Aufgaben auf einen anderen Tag verschoben werden, denn deine Liste hat nie mehr als 6 Punkte.
Die 1-3-5-Methode ist eine weitere simple, aber effektive Möglichkeit, deine Aufgaben zu priorisieren und deine To-Do-Liste zu schreiben. Dabei hast du jeweils 1 besonders wichtige, 3 weniger wichtige und 5 eher unwichtige Aufgaben auf deiner Liste. Der Tag gilt als erfolgreich abgeschlossen, wenn du die Nummer-eins-Aufgabe erledigt hast. Alles andere sind Bonus-Erfolge.
Welche Stifte kannst du für das Bullet Journal empfehlen?
Warte, wie lang darf ich hier in einer FAQ-Folge jetzt ausschweifen? 😀 Über Stifte (und Papier, was untrennbar zusammengehört) kann ich wirklich abendfüllend reden. Die kurze Antwort lautet: Es kommt darauf an, welches Papier du benutzt und was du machen willst.
Wenn du minimalistisch unterwegs bist, empfehle ich dir die Gel-Liner von Muji oder den EnerGel Gelpen von Pentel. Beide gibt es in unterschiedlichen Strichstärken, so dass sowohl Klein-, als auch Großschreiber glücklich werden. Sie bieten ein sehr flüssiges, gleitendes Schreibgefühl und satte Farben. Theoretisch können auch beide mit einem Textmarker übermalt werden, sobald sie richtig durchgetrocknet sind. Da liegt aber die Tücke im Detail, denn der Muji Gelroller braucht ewig, um wirklich komplett durchzutrocknen. Manchmal verwischt er auch nach Tagen noch.
Wenn dir ein besonderes Schreibgefühl wichtig ist, geht meiner Meinung nach nichts über Füller. Da den richtigen zu finden, kann aber eine Weile dauern, denn obwohl die Feder immer in die Kategorieren EF, F, M und B eingeteilt sind – also von extra fein bis breit verlaufen – heißt das noch gar nichts. Wie breit eine B-Feder und wie schmal eine EF-Feder ist, ist nämlich leider nicht genormt. Sogar innerhalb des Sortiments eines Herstellers können zwei EF-Feder völlig unterschiedlich schreiben. Grundsätzlich kann ich sagen, dass in Asien hergestellte Füller tendenziell feiner schreiben als europäische. Aber letztlich musst du das ausprobieren. Achtung: Es gibt dokumentenechte Tinte für Füller, die du dann auch mit einem Textmarker übermalen kannst, aber da ist die Farbrange eher eingeschränkt oder sie sind recht teuer.
Wenn du es bunt haben willst, in deinem Bullet Journal, empfehle ich primär ein paar gute Textmarker – ich liebe meine in Pastell oder in metallic. Zusätzlich kannst du ganz normale Fineliner für die Akzente nutzen. Wer mit Schmuckelementen und Schmuckschriften arbeiten will, kommt um Brushpens nicht herum. Und mein persönlicher Extra-Tipp sind Dot-Marker. Das sind Filzstifte, die eine breite, runde Spitze haben, mit der man Punkte malen oder vielmehr stempeln kann. Je mehr Druck du dabei benutzt, desto breiter der Punkt. Die sind klasse.
Zwischen diesen Empfehlungen gibt es eine Million Alternativen, die du ausprobieren kannst. Aber wenn du nur mit einem ganz normalen Kuli oder Bleistift arbeitest, machst du auch alles richtig. Nur Stifte, deren Tinte auf Alkohol basiert, solltest du meiden. Alkoholmarker brauchen ein ganz bestimmtes Papier. Ein normales Notizbuch ist ihnen nicht gewachsen. Sie bluten immer fürchterlich durch.
Wie kann ich Aufgaben im Blick behalten, die ich delegiert habe?
Das kommt ein bisschen darauf an, mit welchem System du arbeitest. Planst du deine Aufgaben digital, kannst du entweder eine eigene Liste anlegen oder deine Wartet-auf-Liste nutzen. Verschieb Aufgaben, die du abgegeben hast, in diese Liste, damit sie deine eigene To-Do-Liste nicht verstopfen. Wichtig ist, dass du dir in die Aufgabe schreibst, wann du sie an wen delegiert hast. Setz dir eine Fälligkeit für die Aufgabe, zu der du nach dem Stand fragen willst, damit deine To-Do-App dich automatisch daran erinnert. In der Wochenreflexion gehst du die Delegiert-Liste komplett durch, um sicherzugehen, dass dir nichts durchgerutscht ist.
Alternativ kannst du natürlich auch mit einem Kanban-Board arbeiten. Hier legst du dir einfach eine eigene Spalte mit dem Titel „delegiert“ an und verschiebst die Aufgaben dorthin, sobald du sie abgegeben hast. Auch hier wieder: Denk an die Fälligkeit und geh die Spalte regelmäßig durch.
Wenn du deine Aufgaben analog organisierst, ist das ein bisschen schwieriger, aber es gibt auch hier mehrere Möglichkeiten.
Du kannst auch hier eine eigene Liste führen. Wenn du die Aufgabe abgegeben hast, schreib sie auf diese Liste und markier sie auf deiner eigenen To-Do-Liste als verschoben. Da du analog keine automatischen Erinnerungen einstellen kannst, ist es hier aber noch wichtiger, dass du diese Liste mindestens einmal pro Woche durchgehst.
Wenn du Angst hast, dass du das vergisst, lass die Aufgaben auf deiner To-Do-Liste, aber markier sie mit einem farbigen Punkt. Diese Farbe vergibst du nur für delegierte Aufgabe. Jetzt kannst du auf einen Blick erkennen, welche Aufgaben delegiert sind und kannst dir eine Routine aufbauen, um diese schnell nachzuverfolgen, in dem du zum Beispiel als Teil deiner Feierabendroutine alle delegierten Aufgaben kurz durchgehst und dir auf den Tagesplan für den nächsten Tag schreibst, bei welchen du nachhaken willst.
Übrigens, wenn deine Frage noch nicht dabei war, schreib mir gern eine E-Mail. Du bekommst dann eine Antwort ganz persönlich vorab und ich nehme deine Frage in die Liste für eine der nächsten FAQ-Folgen auf, damit alle davon profitieren. Danke für deine Unterstützung bei der FAQ-Serie!
